Compras y Proveedores

Cada vez que compras mercancia para tu negocio — ya sea la carne para los tacos, las verduras para las ensaladas, los refrescos para la vitrina o las bolsas para empaque — debes registrar esa compra en el sistema. Registrar las compras no solo actualiza el inventario automaticamente (sin que tengas que hacer entradas manuales), sino que ademas te permite saber exactamente cuanto gastas en insumos y calcular la rentabilidad real de tu negocio.

Muchos negocios en Mexico quiebran porque no saben cuanto gastan en ingredientes. Con el registro de compras de Emelit Express, sabras hasta el ultimo centavo.

Antes de empezar

Requisitos previos:

Debes tener items creados en tu inventario. Los productos e ingredientes que compras deben existir como items en la pestana Items del inventario. Si no los has creado, ve primero a la guia de “Gestion de Inventario”.
Debes tener tus proveedores registrados. En la pestana Configuracion > Proveedores, crea una ficha para cada proveedor con su nombre, contacto y telefono. Esto te ahorrara tiempo cada que registres una compra.
Debes tener configuradas tus ubicaciones. Cuando compras algo, necesitas decir en que lugar fisico lo vas a guardar.
Ten a la mano la factura, ticket o nota de compra del proveedor. Ahi vienen los datos que necesitas ingresar: fecha, productos comprados, cantidades y precios. No intentes registrar compras de memoria — siempre vas a olvidar algo.
Define la frecuencia con la que compras. Algunos negocios compran diario (verduras, tortillas frescas), otros semanal (carnes, lacteos), otros quincenal o mensual (empaques, productos de limpieza). Saber tu frecuencia te ayuda a planear.

Conceptos clave:

Compra: El registro en el sistema de una adquisicion de mercancia a un proveedor. Incluye fecha, proveedor, lista de items comprados con sus cantidades y costos, y el total pagado.
Proveedor: La empresa o persona a la que le compras. Puede ser un proveedor formal (con factura) o informal (el senor de las tortillas que pasa cada manana).
Costo unitario: El precio al que compraste CADA UNIDAD del producto. Ejemplo: si compraste 10 kg de bistec en $1,200 pesos, el costo unitario es $120 por kg.
Linea de compra: Cada producto individual dentro de una compra. Una compra puede tener muchas lineas. Por ejemplo, una compra a “Carnes El Guero” puede incluir 3 lineas: pastor, bistec y chorizo.
Total de la compra: La suma del costo de todas las lineas. Se calcula automaticamente.

Paso a paso detallado

Como acceder a la pestana de Compras

Inicia sesion en tu panel de Emelit Express.
En la barra lateral izquierda, haz clic en “Inventario”.
En las pestanas debajo de los KPIs, haz clic en “Compras”.
La pantalla mostrara:
- Un boton para “Registrar compra” o “Nueva compra” en la esquina superior derecha.
- Una tabla con el HISTORIAL de compras anteriores, ordenadas por fecha (la mas reciente primero).
- Filtros para buscar compras por fecha, proveedor o monto.

Como registrar una compra paso a paso

Ejemplo concreto: Compra semanal de carnes para la taqueria

Negocio: Taqueria “Los Primos”, Ecatepec, Estado de Mexico. Proveedor: “Carnes El Guero” (Sr. Ricardo Montoya). Compra del dia: Miercoles 19 de marzo de 2026. La Sra. Josefina fue a la central de abastos y compro lo siguiente al Sr. Ricardo:

Producto	Cantidad	Precio por kg	Subtotal
Carne de pastor adobada	20 kg	$145 MXN	$2,900
Bistec de res	15 kg	$180 MXN	$2,700
Suadero	10 kg	$160 MXN	$1,600
Chorizo	5 kg	$130 MXN	$650
TOTAL			$7,850 MXN

Paso 1: Abrir el formulario de compra

En la pestana Compras, haz clic en el boton “Registrar compra” o “Nueva compra”. Se abrira un formulario (panel lateral o ventana modal amplia).

Paso 2: Seleccionar el proveedor

Busca el campo “Proveedor” (menu desplegable).
Haz clic en la flecha para ver la lista de proveedores que tienes registrados.
Selecciona Carnes El Guero - Sr. Ricardo Montoya.
Si el proveedor NO esta en la lista, muchos sistemas permiten crearlo en ese momento con un boton de “Agregar proveedor” o ”+”. Si no, deberas ir a Configuracion > Proveedores y crearlo primero. No te saltes esto: tener proveedores organizados es clave para despues saber cuanto le compraste a cada quien.

Paso 3: Seleccionar la fecha de la compra

Busca el campo “Fecha” (generalmente un selector de calendario).
Por defecto muestra la fecha de HOY. Si la compra fue ayer o hace dias, haz clic en el calendario y navega hasta la fecha correcta.
Selecciona 19 de marzo de 2026.
IMPORTANTE: SIEMPRE pon la fecha REAL de la compra, no la fecha en que la estas registrando. El costo de la mercancia debe asignarse al dia en que efectivamente gastaste el dinero.

Paso 4: Agregar la primera linea de compra (Carne de pastor)

Busca el boton “Agregar item”, “Agregar producto” o un icono de ”+” dentro de la seccion de items/lins de la compra.
Haz clic. Se agregara una linea en blanco (o se abrira un buscador de items).
Seleccionar el item: En el campo “Item” o “Producto” de la nueva linea, despliega la lista y busca Carne de pastor adobada. Escribe “pastor” para filtrar rapido. Seleccionalo.
Ingresar la cantidad: En el campo “Cantidad”, escribe 20. La unidad de medida (kg) aparece automaticamente segun como configuraste el item.
Ingresar el costo unitario: En el campo “Costo unitario”, “Precio” o ”$ Unit.”, escribe 145. El sistema asume que es en pesos mexicanos.
Verificar el subtotal: El sistema multiplica automaticamente: 20 x 145 = $2,900. Deberias ver $2,900.00 en la columna “Subtotal” o “Total linea”.

Paso 5: Agregar la segunda linea (Bistec)

Vuelve a hacer clic en “Agregar item” para una nueva linea en blanco.
Item: Bistec de res.
Cantidad: 15.
Costo unitario: 180.
Subtotal automatico: $2,700.00.

Paso 6: Agregar la tercera linea (Suadero)

Agregar item.
Item: Suadero.
Cantidad: 10.
Costo unitario: 160.
Subtotal: $1,600.00.

Paso 7: Agregar la cuarta linea (Chorizo)

Agregar item.
Item: Chorizo.
Cantidad: 5.
Costo unitario: 130.
Subtotal: $650.00.

Paso 8: Revisar el total de la compra

En la parte inferior del formulario, busca el campo “Total” o “Gran total”.
El sistema debe mostrar: $7,850.00 MXN.
Verifica que este total coincida con lo que efectivamente pagaste (revisa tu ticket o factura).
Si hay una diferencia, revisa cada linea: ¿escribiste mal una cantidad? ¿un precio? Corrige.

Paso 9: Agregar una nota o referencia (opcional pero recomendado)

Busca un campo “Nota”, “Referencia” o “Numero de factura”.
Escribe algo que te ayude a identificar esta compra despues. Ejemplo: Factura A-1742. Compra semanal miercoles. Pagado en efectivo.

Paso 10: Guardar la compra

Revisa TODO el formulario una ultima vez:
- Proveedor correcto.
- Fecha correcta.
- Todos los items, cantidades y precios correctos.
- Total coincide.
Haz clic en “Guardar” o “Registrar compra”.
Espera la confirmacion verde: “Compra registrada exitosamente”.

Que pasa automaticamente al guardar:

La compra queda registrada en el historial de compras.
El STOCK de cada item AUMENTA automaticamente:
- Carne de pastor: +20 kg.
- Bistec: +15 kg.
- Suadero: +10 kg.
- Chorizo: +5 kg.
Se registran MOVIMIENTOS de entrada en la pestana de Movimientos, vinculados a esta compra. La nota de cada movimiento dira algo como: “Entrada por compra #12 - Carnes El Guero”.
El VALOR ESTIMADO del inventario (el KPI del panel principal) se actualiza con los nuevos costos.
El historial de COMPRAS POR PROVEEDOR se actualiza (puedes ver despues cuanto le has comprado a Carnes El Guero en total).

Como ver y gestionar el historial de compras

La tabla de compras te muestra:

Columna	Que significa
Fecha	Dia de la compra.
Proveedor	A quien le compraste.
Numero de items	Cuantos productos diferentes incluia la compra.
Total	El monto total pagado.
Acciones	Botones para ver detalle, editar o eliminar.

Ver detalle de una compra:

Busca la compra en la tabla y haz clic en el nombre del proveedor o en un boton de “Ver” (icono de ojo).
Se abrira una ventana con el desglose completo: cada item, su cantidad, costo unitario y subtotal.
Esto es util para revisar compras anteriores y comparar precios.

Filtrar por proveedor:

Busca el menu desplegable “Proveedor” sobre la tabla.
Selecciona un proveedor para ver solo las compras que le has hecho.
Util para analisis: cuanto le he comprado a este proveedor en los ultimos 3 meses?

Filtrar por fecha:

Usa los campos “Desde” y “Hasta”.
Selecciona el rango que te interese. Ejemplo: todo marzo 2026.

Como registrar un proveedor nuevo

Los proveedores se administran en la pestana Configuracion del inventario.

Ve a Inventario > Configuracion (la ultima pestana).
Busca la seccion “Proveedores”.
Haz clic en “Agregar proveedor”.
Llena los campos:
- Nombre del proveedor: El nombre del negocio o persona. Ejemplo: Distribuidora El Zocalo o Sr. Juan Perez (Tortilleria La Bendicion).
- Nombre del contacto: La persona especifica con quien tratas. Ejemplo: Lic. Monica Salazar o Don Juan.
- Telefono: Numero de contacto directo. Ejemplo: 55-3456-7890.
- Correo electronico: Si tiene, anotalo. Si no, puedes dejarlo en blanco.
- Notas: (Opcional) Informacion util. Ejemplo: Solo entrega lunes y jueves. Pedido minimo $2,000. A veces se tarda con el bistec.
Haz clic en “Guardar”.

Consejos para gestionar proveedores:

Se descriptivo con los nombres. No pongas solo “Juan”. Pon “Juan Perez - Tortilleria La Bendicion”. Si tienes varios proveedores de lo mismo, la descripcion detallada es clave.
Manten los telefonos actualizados. Si cambian de numero, actualizalo. No hay nada mas frustrante que necesitar hacer un pedido urgente y tener un telefono viejo.
Usa el campo de notas. Anota ahi detalles importantes: dias de entrega, montos minimos, si aceptan transferencia o solo efectivo, si son puntuales o impuntuales. Esa informacion vale oro con el tiempo.

Como editar o eliminar una compra

Editar una compra:

Busca la compra en la tabla.
En la columna Acciones, haz clic en el icono de editar (lapiz).
Se abrira el formulario con los datos de la compra. Modifica lo que necesites.
IMPORTANTE: Al editar una compra, el sistema AJUSTA el stock automaticamente. Si cambias la cantidad de 20 kg a 15 kg, el stock se ajusta. Si agregas un item nuevo, su stock aumenta. Si quitas un item, su stock disminuye.
Haz clic en “Guardar”.

Eliminar una compra:

Busca la compra y en Acciones haz clic en el icono de eliminar (bote de basura).
MUCHO CUIDADO: Al eliminar una compra, TODO el stock que habia entrado se REVIERTE. Si habias comprado 20 kg de pastor y eliminas la compra, el sistema descuenta 20 kg del inventario.
Solo elimina compras si estas 100% seguro de que fue un error total (ej. registraste la compra dos veces por accidente).

Ejemplo practico

Negocio: Restaurante “Mariscos El Patron”, Veracruz, Ver.

Administrador: Sr. Alberto Castillo. Situacion: Miercoles 20 de marzo de 2026, 7:30 AM. El Sr. Alberto llega al restaurante con las compras que hizo en el mercado de mariscos a las 5 AM.

Ticket de compras del dia:

Producto	Cantidad	Precio por kg	Proveedor
Camaron grande	8 kg	$320	Pescaderia El Marino
Filete de pescado	12 kg	$180	Pescaderia El Marino
Pulpo	5 kg	$280	Pescaderia El Marino
Limon	10 kg	$22	Central de Abastos Veracruz
Aguacate	8 kg	$65	Central de Abastos Veracruz
Jitomate	15 kg	$28	Central de Abastos Veracruz
Cebolla	12 kg	$18	Central de Abastos Veracruz

Paso a paso en el sistema:

Primera compra: Pescaderia El Marino (7:45 AM)
- El Sr. Alberto va a Inventario > Compras > Nueva compra.
- Proveedor: Pescaderia El Marino.
- Fecha: 20/03/2026.
- Agrega 3 lineas: camaron 8 kg a $320, filete 12 kg a $180, pulpo 5 kg a $280.
- Total: $2,560 + $2,160 + $1,400 = $6,120.
- Nota: “Compra diaria mercado de mariscos. Factura M-345.”
- Guarda.
Segunda compra: Central de Abastos Veracruz (7:50 AM)
- Nueva compra.
- Proveedor: Central de Abastos Veracruz.
- Fecha: 20/03/2026.
- Agrega 4 lineas: limon 10 kg a $22, aguacate 8 kg a $65, jitomate 15 kg a $28, cebolla 12 kg a $18.
- Total: $220 + $520 + $420 + $216 = $1,376.
- Nota: “Compra diaria central de abastos. Varios locales.”
- Guarda.

Total gastado en insumos hoy: $7,496 MXN.

Que gano el Sr. Alberto con esto:

El inventario de camaron, filete, pulpo, limon, aguacate, jitomate y cebolla aumento automaticamente.
Sabe exactamente cuanto le cuesta la materia prima de HOY.
Si al final del dia vendio $18,500 pesos en platillos, sabe que su costo de ingredientes fue de $7,496. Su rentabilidad bruta del dia: $11,004 (antes de otros gastos).
Puede ver, mes a mes, cuanto gasta con cada proveedor.

Flujo de trabajo recomendado

Para compras diarias (restaurantes, taquerias, fondas):

CADA DIA, INMEDIATAMENTE DESPUES DE RECIBIR LA MERCANCIA:

1. RECIBIR (5 min):
   └─ Recibe al proveedor o llega con las compras del mercado.
   └─ VERIFICA que lo que te entregaron coincida con el ticket.
   └─ PESA o CUENTA por lo menos los productos mas caros.
      No firmes de recibido sin verificar. Los proveedores a veces
      se equivocan (o te quieren dar menos).

2. REGISTRAR EN EL SISTEMA (10 min):
   └─ Antes de guardar la mercancia en refrigeradores o bodega,
      sientate 10 minutos en la computadora.
   └─ Registra TODAS las compras del dia.
   └─ Verifica que los totales cuadren con lo que pagaste.

3. GUARDAR FISICAMENTE (lo que tome):
   └─ Ahora si, guarda la mercancia en sus ubicaciones.
   └─ Pon lo nuevo ATRAS de lo viejo (sistema PEPS:
      Primeras Entradas, Primeras Salidas). Lo que ya tenias
      debe usarse primero.

Para compras semanales o quincenales:

DIA DE COMPRAS:

1. PLANEAR (10 min, el dia anterior):
   └─ Revisa el panel de inventario.
   └─ Mira los items con stock bajo.
   └─ Haz tu lista de compras basada en DATOS, no en corazonadas.
   └─ Llama a los proveedores y haz los pedidos.

2. RECIBIR Y REGISTRAR (20-30 min, el dia de entrega):
   └─ Recibe la mercancia.
   └─ Verifica contra el ticket/factura.
   └─ Registra la compra en el sistema.
   └─ Guarda fisicamente.

3. VERIFICACION (5 min, despues de registrar):
   └─ Ve a la pestana Items.
   └─ Revisa que el stock de los productos que compraste
      haya aumentado correctamente.
   └─ Si algo no cuadra, edita la compra.

Errores comunes y soluciones

Problema	Causa probable	Solucion
”Registre una compra pero el stock no aumento”	La compra no se guardo correctamente, o el item no esta correctamente vinculado.	1. Ve a la tabla de compras y verifica que la compra aparezca. 2. Ve a la pestana Movimientos y busca movimientos de entrada con la referencia de esa compra. 3. Si no aparecen, la compra no se guardo. Vuelve a registrarla.
”Puse mal un precio en una compra y ya la guarde”	Error de dedo al escribir el costo unitario.	Edita la compra: busca la compra en el historial > boton editar (lapiz) > corrige el precio > guarda. El sistema re-calculara el total y ajustara el valor del inventario automaticamente.
”El proveedor que necesito no aparece en la lista”	No lo has registrado en Configuracion > Proveedores.	1. Ve a Inventario > Configuracion > Proveedores. 2. Crea el proveedor. 3. Regresa a la compra y seleccionalo. Algunos sistemas permiten crear el proveedor directamente desde el formulario de compra con un boton ”+”.
”Necesito ver cuanto le he comprado a un proveedor en el ultimo mes”	No hay un reporte obvio a simple vista.	1. Ve a Compras. 2. Filtra por el proveedor especifico. 3. Filtra por rango de fechas (desde hace un mes hasta hoy). 4. SUMa manualmente los totales de las compras que aparecen, o busca un boton “Exportar” para abrir los datos en Excel y sumarlos ahi.
”Compre productos que todavia no existen como items en el inventario”	Intentaste registrar una compra de algo que no esta en tu lista de items.	1. Ve a Items y CREA el producto primero. 2. Luego vuelve a Compras y registra la compra normalmente, ahora si pudiendo seleccionar el item nuevo.
”El total de la compra no coincide con lo que pague”	Escribiste mal una cantidad o un precio en alguna linea. O el proveedor te cobro algo adicional (envio, propina, redondeo).	Revisa cada linea de la compra. Si el proveedor te cobro algo extra (ej. $50 de envio), puedes agregar una linea adicional con un item tipo “Servicio” llamado “Costo de envio” para que cuadre. O simplemente ajusta el costo unitario de algun producto para absorber la diferencia.
”Registre una compra dos veces por accidente”	Doble clic en el boton de guardar, o dos personas registraron la misma compra.	Identifica cual de las dos compras es la duplicada y ELIMINALA. Pero antes, VERIFICA que los stocks no se hayan duplicado. Al eliminar la compra duplicada, el stock se ajustara automaticamente a su valor correcto.

Preguntas frecuentes

P: Tengo que registrar las compras en el momento exacto en que las hago? R: Idealmente si. Mientras mas pronto registres, menos probabilidad de que se te olvide. Pero si no puedes en el momento (ej. estas en el mercado sin acceso al sistema), guarda los tickets y registra todo al llegar al negocio. Solo asegurate de poner la FECHA CORRECTA de la compra, no la fecha en que estas registrando.

P: Que pasa si un proveedor no me da ticket ni factura? R: Incluso sin ticket formal, DEBES registrar la compra. En la nota puedes poner “Compra sin factura - Sr. Juan mercado”. El sistema no exige un numero de factura. Lo importante es que el inventario este actualizado. Si tu contador necesita facturas para deducir impuestos, eso es aparte.

P: Puedo registrar una compra con productos de diferentes proveedores? R: No. Cada compra esta asociada a UN SOLO proveedor. Si compraste en 3 lugares diferentes, debes registrar 3 compras separadas, una por cada proveedor. Esto es lo correcto contablemente y te permite saber cuanto le compraste a cada quien.

P: Si el precio de un producto cambia cada vez que compro, como lo manejo? R: Simplemente registra el precio REAL de cada compra. El sistema guarda el historial de precios por compra. Con el tiempo podras ver como ha fluctuado el precio de cada producto. Esto es informacion valiosisima para negociar con proveedores.

P: Como registro una devolucion a un proveedor? R: Si compraste algo y lo devolviste, tienes dos opciones: (a) editar la compra y reducir la cantidad del producto devuelto, o (b) hacer una salida manual en Movimientos con la nota “Devolucion a proveedor [nombre], compra #[numero]”. La opcion (a) es mas limpia contablemente.

P: Las compras afectan los reportes de ganancias? R: Si y es justo lo que quieres. El costo de las compras queda registrado y se usa para calcular el costo de ventas. Si vendiste $50,000 en un mes y gastaste $18,000 en insumos (compras), tu margen bruto es de $32,000. SIN registrar compras, el sistema no puede calcular esto y creeras que ganas mas de lo que realmente ganas.