Gestión de Reservas

El sistema de reservas de Emelit Express te permite organizar todas las reservaciones de mesas que hacen tus clientes. A partir del refactor de sucursales, todas las llamadas API del sistema de reservas incluyen sucursal_id: la sucursal activa del encabezado se envía en cada petición. Si no hay una sucursal seleccionada (por ejemplo, si el dueño dejó el selector en “Todas”), las funciones de reserva no se ejecutan y muestran un mensaje pidiendo seleccionar una sucursal específica.

Esta guía cubre absolutamente todo: desde ver las reservas en pantalla hasta configurar mensajes automáticos de WhatsApp, todo dentro del contexto de una sucursal específica.

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Antes de empezar

Antes de comenzar a usar el sistema de reservas, asegúrate de tener:

1. El plano de mesas configurado por sucursal: Cada sucursal tiene su propio floor plan en Mesas > Editor de Planos. Ve a esa sección, selecciona la sucursal correcta y verifica que todas tus mesas estén creadas con sus números y posiciones correctas. Sin mesas en el plano, no hay nada que reservar.

2. Sucursal activa seleccionada en el encabezado: El sistema de reservas respeta la sucursal activa del selector del encabezado (gestionado por useManagerBranch). Si eres dueño y el selector está en “Todas”, verás un mensaje pidiendo seleccionar una sucursal específica. Los empleados ya tienen su sucursal fija y pueden usar reservas sin problema.

3. Los horarios de tu restaurante definidos por sucursal: El sistema necesita saber en qué horario abre y cierra cada sucursal para permitir reservas solo dentro de ese rango. Configura tus horarios en la sección de Configuración de cada sucursal.

4. Saber cuántas mesas tienes de cada tipo en cada sucursal: Por ejemplo, la sucursal Centro tiene 4 mesas para 2 personas y 6 para 4; la sucursal Norte tiene 3 mesas para 4 y 2 para 8. Esto te ayuda a decidir rápidamente si puedes aceptar una reserva.

5. Definir quién manejará las reservas: Designa a una persona específica del equipo (gerente, hostess, encargado de piso) como responsable de revisar y aprobar reservas durante el día. Esta persona debe tener acceso al panel y operar dentro de su sucursal.

6. Tiempo de anticipación: Define una política sobre con cuánta anticipación aceptas reservas. Por ejemplo: “Aceptamos reservas con al menos 2 horas de anticipación y máximo con 30 días.”

7. Cuenta de Twilio (opcional): Si quieres enviar mensajes automáticos de WhatsApp a los clientes para confirmar y recordar sus reservas, necesitas tener configurada la integración con Twilio.

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Paso a paso detallado

Parte 1: Acceder y entender el panel de reservas

Paso 1: Abrir la sección de reservas y verificar la sucursal activa

1. Ingresa a tu panel de administración de Emelit Express.
2. Verifica la sucursal activa en el selector del encabezado:
   • Si eres dueño y el selector está en “Todas”, verás un banner amarillo que dice: “Selecciona una sucursal específica para gestionar reservas”. Las funciones de crear, aprobar y rechazar reservas estarán deshabilitadas.
   • Selecciona la sucursal que quieres administrar en el selector. Ejemplo: “El Asador Argentino - Centro”.
   • Si eres empleado, tu sucursal ya está fijada y puedes usar reservas directamente.
3. En la barra lateral izquierda, busca y haz clic en Reservas.
4. La pantalla que se abre es el panel de gestión de reservas de la sucursal activa.

Paso 2: Entender los controles superiores

1. En la parte superior de la pantalla verás:
   • Sucursal activa: Mostrada en el selector del encabezado. Todas las reservas que ves pertenecen a esta sucursal.
   • Selector de fecha: Muestra la fecha actual. Puedes hacer clic para cambiarla y ver las reservas de otros días dentro de la sucursal activa.
   • Indicador de actualización: La página se actualiza automáticamente cada pocos segundos. No necesitas presionar F5 para ver nuevas reservas.

Paso 3: Entender el dashboard dividido en secciones

El panel se divide en áreas que muestran las reservas de la sucursal activa en diferentes estados:

Sección 1: Mesas Ocupadas

• Muestra las mesas de la sucursal activa que están actualmente en uso.
• Cada tarjeta muestra: número de mesa, nombre del cliente, hora de llegada, tiempo transcurrido.
• Tiene un botón Liberar Mesa.

Sección 2: Reservas Pendientes de Aprobación

• Son reservas que los clientes han solicitado para esta sucursal pero tú aún no has confirmado.
• Cada tarjeta muestra: nombre del cliente, mesa solicitada, fecha, hora, duración, notas.
• Tiene botones para Aprobar y Rechazar.

Sección 3: Reservas Aprobadas

• Son reservas que ya confirmaste para esta sucursal.
• Se agrupan por fecha y hora.
• Puedes ver qué mesas están comprometidas en cada horario.

Parte 2: Crear una reserva manualmente (cliente llama por teléfono)

Paso 1: Localizar el formulario de creación

1. Asegúrate de tener la sucursal correcta seleccionada en el encabezado. Si el selector está en “Todas”, el formulario estará deshabilitado.
2. En el panel de reservas, busca el botón flotante que dice ”+ Nueva Reserva” o “Agregar Reserva”.
3. Haz clic en el botón para abrir el formulario.

Paso 2: Llenar los datos de la reserva

1. Campo: Mesa

   • Verás una lista desplegable con todas las mesas de la sucursal activa: M1, M2, M3, etc.
   • Selecciona la mesa que el cliente quiere reservar. Por ejemplo, si es una pareja, elige una mesa para 2-4 personas como M3.
   • Solo aparecen mesas disponibles en el horario seleccionado. Si una mesa ya está reservada, no aparecerá en la lista o aparecerá en gris.

2. Campo: Cliente

   • Escribe el nombre completo de la persona que reserva. Ejemplo: “Roberto Fernandez”.
   • Si el cliente ya existe en tu base de datos, el sistema puede autocompletar el nombre.

3. Campo: Fecha y Hora

   • Selecciona la fecha en el calendario. Por ejemplo, si hoy es 10 de julio y el cliente quiere reservar para el 14 de julio, navega hasta el día 14.
   • Selecciona la hora. Ejemplo: “19:30” (7:30 PM).
   • La hora debe estar dentro del horario de atención de la sucursal activa.

4. Campo: Duración

   • Estima cuánto tiempo usará el cliente la mesa.
   • Opciones o valores típicos: 1 hora, 1.5 horas, 2 horas.
   • Esto ayuda al sistema a calcular disponibilidad: si una mesa está reservada a las 19:00 por 2 horas, no estará disponible hasta las 21:00.

5. Campo: Notas (opcional)

   • Escribe cualquier información adicional relevante. Ejemplos:
     • “Es su aniversario de bodas. Poner vela en el postre.”
     • “Cliente alérgico a los frutos secos.”
     • “Prefiere mesa en terraza si está disponible.”
     • “Viene con un niño pequeño, necesita silla alta.”

Paso 3: Guardar la reserva

1. Revisa que todos los datos sean correctos.
2. Haz clic en el botón Guardar o Crear Reserva.
3. La API envía sucursal_id en la petición. Si !selectedBranchId (no hay sucursal seleccionada), la función no se ejecuta y el sistema muestra un error pidiendo seleccionar una sucursal.
4. La reserva nueva aparece en Reservas Aprobadas (las creadas manualmente se aprueban automáticamente).
5. Si es una reserva que llegó desde la página web, aparecerá en Reservas Pendientes de Aprobación.

Parte 3: Gestionar reservas pendientes (aprobar o rechazar)

Paso 1: Revisar las reservas pendientes

1. Mira la sección Reservas Pendientes de Aprobación.
2. Cada tarjeta muestra la información clave de una reserva para la sucursal activa.
3. Revisa en orden de llegada (las más antiguas primero).

Paso 2: Verificar disponibilidad real

Antes de aprobar, verifica que la mesa realmente esté disponible:

1. Mira la fecha y hora de la reserva.
2. Ve a la sección Reservas Aprobadas y filtra por la misma fecha.
3. Revisa si la mesa solicitada ya tiene otra reserva en el mismo horario.

Paso 3: Aprobar una reserva

1. En la tarjeta de la reserva pendiente, haz clic en el botón Aprobar.
2. La API envía sucursal_id en la petición. Si no hay sucursal seleccionada, la función no se ejecuta.
3. Aparece una confirmación: “¿Estás seguro de aprobar esta reserva?”
4. Haz clic en Sí o Confirmar.
5. La reserva se mueve automáticamente de Pendientes a Aprobadas.
6. Si tienes WhatsApp configurado, el cliente recibe un mensaje de confirmación.

Paso 4: Rechazar una reserva

1. En la tarjeta de la reserva pendiente, haz clic en el botón Rechazar.
2. Aparece una ventana que te pide un motivo de rechazo. Escribe una razón breve:
   • “No hay disponibilidad en ese horario.”
   • “La mesa solicitada ya está reservada.”
   • “El restaurante estará cerrado esa fecha.”
   • “Sugerimos otro horario: 20:00.”
3. Haz clic en Confirmar Rechazo.
4. La API envía sucursal_id. Si no hay sucursal seleccionada, la función no se ejecuta.
5. La reserva pasa a estado Cancelada.
6. Si tienes WhatsApp configurado, el cliente recibe un mensaje con el motivo del rechazo.

Parte 4: Manejar mesas ocupadas y liberarlas

Paso 1: Identificar cuando una mesa se ocupa

1. Cuando un cliente con reserva llega al restaurante, busca su reserva en Reservas Aprobadas de la sucursal activa.
2. Algunos sistemas permiten hacer clic en un botón como “Cliente llegó” o “Check-in” para marcar la reserva como activa.
3. Si el sistema no tiene ese botón, la mesa se marcará como ocupada cuando se registre un pedido en el POS para esa mesa.

Paso 2: Liberar una mesa cuando el cliente se va

1. Ve a la sección Mesas Ocupadas de la sucursal activa.
2. Busca la tarjeta de la mesa que se acaba de desocupar. Por ejemplo: “M4 - Cliente: Maria Garcia - Desde: 19:30”.
3. Haz clic en el botón Liberar Mesa.
4. La API envía sucursal_id. Si no hay sucursal seleccionada, la función no se ejecuta.
5. Confirma la acción.
6. La mesa desaparece de Mesas Ocupadas y queda disponible para nuevas reservas.
7. La reserva asociada pasa automáticamente al estado Completada.

Parte 5: Configurar notificaciones por WhatsApp (opcional)

Paso 1: Acceder a la configuración de WhatsApp

1. Dentro de la sección Reservas, busca un botón que diga Configuración de WhatsApp o Notificaciones.
2. Haz clic para abrir la configuración.

Paso 2: Configurar plantillas de mensaje

Verás tres tipos de notificaciones:

Notificación 1: Reserva Confirmada

• Se envía automáticamente cuando apruebas una reserva.
• Ejemplo de mensaje:

  Hola {nombre_cliente}, tu reserva en {nombre_restaurante} ({sucursal}) para el {fecha} a las {hora} ha sido CONFIRMADA.
  Mesa: {mesa}
  Duración estimada: {duracion}
  Te esperamos. ¡Gracias por elegirnos!

Notificación 2: Recordatorio

• Se envía automáticamente un tiempo antes de la reserva.
• Ejemplo de mensaje:

  Hola {nombre_cliente}, te recordamos tu reserva de hoy en {nombre_restaurante} ({sucursal}).
  Fecha: {fecha}
  Hora: {hora}
  Mesa: {mesa}
  Si no puedes asistir, por favor avísanos.

Notificación 3: Cancelación

• Se envía cuando rechazas o cancelas una reserva.
• Ejemplo de mensaje:

  Hola {nombre_cliente}, lamentamos informarte que tu reserva en {nombre_restaurante} ({sucursal}) para el {fecha} a las {hora} ha sido CANCELADA.
  Motivo: {motivo}
  Te esperamos en otra ocasión.

Las variables entre llaves {...} se reemplazan automáticamente con los datos reales de cada reserva, incluyendo el nombre de la sucursal.

Paso 3: Activar las notificaciones

1. Cada plantilla tiene un interruptor para activarla o desactivarla.
2. Activa las que quieras usar.
3. Guarda la configuración.
4. Prueba: Crea una reserva de prueba con tu propio número de teléfono, apruébala y verifica que recibas el WhatsApp. Recuerda tener una sucursal específica seleccionada.

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Ejemplo práctico

Imagina que tienes un restaurante de cortes llamado “El Asador Argentino” con dos sucursales: Centro y Norte. Es sábado 15 de julio y estás gestionando reservas para la cena del sábado 22 de julio.

Escenario 1: Cliente llama por teléfono (Sucursal Centro)

Llamada (11:00 AM del sábado 15)

• Suena el teléfono de la sucursal Centro.
• Tú (gerente de Centro): “El Asador Argentino, buenos días. ¿En qué puedo ayudarle?”
• Cliente: “Hola, quiero reservar una mesa para el próximo sábado 22 de julio a las 8 de la noche. Somos 4 personas.”
• Tú: “Claro, deme un momento para verificar disponibilidad.”

En el sistema (mientras hablas por teléfono):

1. Abres Reservas en tu computadora.
2. Verificas que el selector del encabezado diga “El Asador Argentino - Centro”. Si estuviera en “Todas”, no podrías crear reservas.
3. Cambias la fecha al sábado 22 de julio para ver qué mesas están disponibles en Centro.
4. Observas que la M5 (mesa para 4 personas) está disponible a las 20:00.
5. Haces clic en + Nueva Reserva.
6. Llenas el formulario:
   • Mesa: M5
   • Cliente: “Carlos Mendoza”
   • Fecha: 22 de julio
   • Hora: 20:00
   • Duración: 2 horas
   • Notas: “Cliente pide mesa alejada de la cocina si es posible.”
7. Guardas la reserva. La API envía sucursal_id = Centro. La reserva aparece en Aprobadas para el 22 de julio en Centro.
8. Le dices al cliente: “Listo, señor Mendoza. Su reserva está confirmada para el sábado 22 a las 8 PM en nuestra sucursal Centro, mesa para 4 personas.”

Escenario 2: Cliente hace reserva desde la página web (Sucursal Centro)

Mismo día (sábado 15, 3:00 PM)

• Una clienta, “Sofia Ramirez”, visita la página web de El Asador Argentino y reserva para la sucursal Centro.
• Llena el formulario: M3 para el sábado 22 a las 19:00, 2 personas, duración 1.5 horas.
• El sistema recibe la solicitud con sucursal_id = Centro.

En tu panel (sábado 15, 3:05 PM)

1. Tienes el selector en “Centro”.
2. La página de Reservas se actualiza automáticamente.
3. Aparece una tarjeta en Reservas Pendientes: “Sofia Ramirez - M3 - 22 Jul - 19:00 - 2 personas”.
4. Revisas: M3 es una mesa para 2 personas. A las 19:00 del 22 de julio en Centro, M3 está libre.
5. Haces clic en Aprobar. La API envía sucursal_id = Centro.
6. La reserva se mueve a Aprobadas.
7. A Sofia le llega: “Hola Sofia Ramirez, tu reserva en El Asador Argentino (Centro) para el 22/07 a las 19:00 ha sido CONFIRMADA. Mesa: M3.”

Escenario 3: Intento de crear reserva sin sucursal seleccionada

Más tarde (sábado 15, 6:00 PM)

• Llega una llamada pero el dueño (que entró a la computadora) dejó el selector en “Todas”.
• Intentas crear una reserva pero el botón ”+ Nueva Reserva” está deshabilitado.
• Ves un banner: “Selecciona una sucursal específica para gestionar reservas.”
• Cambias el selector a “El Asador Argentino - Norte” (si la llamada era para Norte).
• El botón se habilita. Creas la reserva. La API envía sucursal_id = Norte.

Escenario 4: El día de la reserva (sábado 22 de julio)

8:00 PM en sucursal Centro:

• Carlos Mendoza llega con sus 3 acompañantes.
• El hostess tiene el selector en “Centro” y confirma que Carlos está en M5 a las 20:00.
• Los lleva a la M5.
• La reserva pasa a Mesas Ocupadas.

9:45 PM:

• Carlos y sus acompañantes terminan de cenar, pagan y se van.
• El mesero busca M5 en Mesas Ocupadas de la sucursal Centro y hace clic en Liberar Mesa. La API envía sucursal_id = Centro.
• M5 queda libre para las 22:00.

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Flujo de trabajo recomendado

Rutina diaria del encargado de reservas de una sucursal

Al iniciar el turno (por ejemplo, 10:00 AM):

1. Abrir la sección de Reservas.
2. Verificar que la sucursal activa en el encabezado sea la correcta.
3. Revisar las Reservas Pendientes que hayan llegado durante la noche.
4. Aprobar o rechazar cada una según disponibilidad.
5. Revisar las Reservas Aprobadas del día para saber qué esperar.
6. Asignar mesas físicas y preparar lo necesario: letreros de “Reservado”, arreglos especiales.
7. Comunicar al equipo de cocina y meseros sobre reservas grandes del día.

Durante el servicio (12:00 PM a 10:00 PM):

1. Mantener abierta la pestaña de Reservas con la sucursal correcta seleccionada.
2. Estar atento a nuevas solicitudes en Pendientes.
3. Recibir a los clientes con reserva, verificar en el sistema y asignar mesa.
4. Monitorear Mesas Ocupadas en tiempo real.
5. Liberar mesas inmediatamente cuando los clientes se van.
6. Si un cliente llama para cancelar, ir a Reservas Aprobadas, seleccionar la reserva y cancelarla.

Al cerrar el turno:

1. Revisar las Reservas Aprobadas del día siguiente para una vista previa.
2. Aprobar cualquier reserva pendiente para los próximos días.
3. Cerrar sesión.

Para dueños multi-sucursal

1. Al iniciar sesión, elige en el selector la sucursal que vas a supervisar.
2. Trabaja dentro del contexto de esa sucursal durante el tiempo que la estés supervisando.
3. Si necesitas gestionar reservas de otra sucursal, cambia el selector. Todas las funciones (crear, aprobar, rechazar, liberar) se recalculan para la nueva sucursal.
4. Nunca intentes gestionar reservas con “Todas” seleccionado: las funciones están deshabilitadas por diseño.

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Errores comunes y soluciones

Error 1: “El botón Nueva Reserva está deshabilitado”

Causa: El selector de sucursal del encabezado está en “Todas”. El sistema no permite crear reservas sin una sucursal específica seleccionada.

Solución: Haz clic en el selector del encabezado y elige una sucursal específica (ejemplo: “El Asador Argentino - Centro”). El botón se habilitará automáticamente.

Error 2: “Un cliente llega y su reserva no aparece en el sistema”

Causas posibles:

• El cliente reservó en otra sucursal. Revisa el selector del encabezado.
• La reserva fue rechazada por error.
• El cliente confundió la fecha.
• La reserva está en otra fecha en el sistema.

Solución:

1. Pregunta al cliente en qué sucursal hizo la reserva.
2. Cambia el selector a esa sucursal si eres dueño.
3. Busca cambiando la fecha (un día antes y un día después).
4. Busca en Pendientes (quizá nunca fue aprobada).
5. Si la reserva no existe, ofrece una mesa disponible.

Error 3: “Aprobé una reserva pero la mesa ya estaba ocupada”

Causa: Aprobaste una reserva sin verificar que la mesa ya tenía otra reserva en el mismo horario.

Solución:

1. Contacta al cliente de la segunda reserva inmediatamente.
2. Ofrece otra mesa similar si está disponible.
3. Si no hay otra mesa, ofrece un horario alternativo.
4. Si el cliente no acepta alternativas, cancela la reserva con una disculpa.

Error 4: “No recibí la notificación de una nueva reserva pendiente”

Causa: La página no se actualizó automáticamente por problemas de conexión.

Solución: Recarga la página con F5. Revisa las reservas pendientes de la sucursal activa.

Error 5: “El cliente dice que no recibió el WhatsApp de confirmación”

Causas posibles:

• El número de teléfono ingresado es incorrecto.
• La integración con Twilio no está configurada correctamente.
• El cliente no tiene WhatsApp.

Solución:

1. Verifica el número de teléfono en la reserva.
2. Revisa que Twilio esté activo y con saldo.
3. Como plan B, confirma la reserva por llamada telefónica.

Error 6: “Liberé una mesa pero sigue apareciendo como ocupada”

Causa: El sistema tardó en actualizarse o hubo un error de sincronización.

Solución: Recarga la página (F5). Si la mesa sigue apareciendo ocupada, intenta liberarla de nuevo. Si el error persiste, contacta al soporte técnico.

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Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si el selector de sucursal está en “Todas”?

Si eres dueño y el selector está en “Todas”, todas las funciones de reservas (crear, aprobar, rechazar, liberar) están deshabilitadas. Verás un banner pidiendo seleccionar una sucursal específica. Esto es porque todas las llamadas API requieren sucursal_id y las funciones no se ejecutan sin él (if (!selectedBranchId) return).

¿Las reservas de diferentes sucursales se mezclan?

No. Cada reserva pertenece a una sucursal específica. El backend filtra todas las reservas por sucursal_id, así que solo verás las reservas de la sucursal activa en el selector del encabezado.

¿Cuántas reservas puedo tener por día?

No hay un límite impuesto por el sistema. El límite lo define la cantidad de mesas de la sucursal activa y tus horarios de atención.

¿Los clientes pueden hacer reservas directamente desde el QR de la mesa?

No, el QR de la mesa es para ver el menú y hacer pedidos cuando ya están sentados. Las reservas se hacen desde la página web de tu negocio o por teléfono.

¿Puedo bloquear ciertas mesas para que no sean reservables?

Puedes desactivar temporalmente una mesa en el editor de planos de la sucursal correspondiente o marcarla como no reservable.

¿Qué pasa si un cliente no se presenta (no-show)?

La reserva queda en estado Aprobada. Después de un tiempo razonable (30 minutos después de la hora), puedes cancelarla manualmente. Es buena práctica tener una política de tolerancia de 15-20 minutos.

¿Cómo manejo reservas para grupos grandes que necesitan varias mesas?

Crea reservas separadas para cada mesa de la sucursal activa. Por ejemplo, para un grupo de 12 personas que necesita 3 mesas de 4:

1. Crea reserva 1: M1, Grupo Hernandez, 20:00, 2 horas. Nota: “Parte de grupo de 12 personas (mesa 1 de 3).”
2. Crea reserva 2: M2, Grupo Hernandez, 20:00, 2 horas. Nota: “Parte de grupo de 12 (mesa 2 de 3).”
3. Crea reserva 3: M3, Grupo Hernandez, 20:00, 2 horas. Nota: “Parte de grupo de 12 (mesa 3 de 3).”

¿El sistema envía recordatorios automáticos por WhatsApp?

Si tienes configurada la integración con Twilio y has activado la notificación de Recordatorio, sí. El mensaje incluye el nombre de la sucursal para que el cliente sepa a cuál debe asistir.

¿Puedo ver un historial de reservas pasadas?

Sí, puedes navegar a fechas anteriores usando el selector de fecha y ver las reservas que hubo en esos días dentro de la sucursal activa. Los estados de las reservas pasadas quedan como Completadas o Canceladas según corresponda.

¿Los empleados pueden gestionar reservas de otras sucursales?

No. Los empleados están fijos en su sucursal asignada y solo pueden gestionar reservas de esa sucursal. Solo los dueños pueden cambiar el selector y gestionar reservas de cualquier sucursal (una a la vez, nunca con “Todas” seleccionado).