Códigos QR por Mesa

Cada mesa de tu restaurante tiene un código QR único. Cuando un cliente escanea ese código con la cámara de su teléfono, accede directamente al menú digital de tu negocio. El sistema reconoce automáticamente en qué mesa está sentado el cliente y a qué sucursal pertenece, por lo que sus pedidos se asocian a esa mesa y a esa sucursal sin que el cliente tenga que escribir nada.

A partir del refactor de sucursales, los QR ahora incluyen el ID de sucursal en su información. Esto significa que el sistema sabe no solo qué mesa escaneó el cliente, sino también en qué sucursal se encuentra esa mesa. Esta guía explica cómo obtener los QR, cómo imprimirlos, dónde colocarlos y cómo asegurarte de que todo funcione perfectamente.

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Antes de empezar

Antes de generar y colocar códigos QR, necesitas tener listo lo siguiente:

1. El plano de piso terminado por sucursal: Tus mesas deben estar creadas en el Editor de Planos de la sucursal correspondiente. Si no has diseñado tu plano, hazlo primero. Cada mesa debe tener un número único (M1, M2, M3…) dentro de su sucursal. Ve a Mesas > Editor de Planos, selecciona la sucursal correcta en el encabezado y asegúrate de que tu plano esté guardado.

2. Sucursal activa seleccionada en el encabezado: El selector de sucursal del encabezado (gestionado por useManagerBranch) determina de qué sucursal vas a descargar los QR. Asegúrate de tener la sucursal correcta seleccionada antes de descargar. Si eres empleado, tu sucursal ya está fija.

3. El menú digital publicado por sucursal: El cliente va a ver el menú cuando escanee el QR. Asegúrate de que tu menú esté completo y publicado para la sucursal correspondiente. Cada sucursal puede tener sus propios productos y overrides de precio.

4. Materiales de impresión: Decide en qué formato vas a imprimir los QR. Opciones comunes:

   • Papel adhesivo (calcomanía): Se pega directamente en la mesa. Es lo más recomendado porque no se pierde ni se mueve.
   • Tarjetas plastificadas: Se ponen en un porta-menú o porta-retrato pequeño sobre la mesa.
   • Papel couché o cartulina: Más económico pero menos duradero. Ideal para pruebas o eventos temporales.
   • Impresión profesional en vinil: La opción más duradera. Resistente a líquidos y rayones. Recomendado para restaurantes establecidos.

5. Impresora de buena calidad: El QR debe ser nítido. Si los píxeles están borrosos, la cámara del teléfono no podrá leerlo. Usa una impresora láser o de inyección de tinta con tinta completa.

6. Tiempo para colocar los QR: Separar, imprimir, recortar y colocar los QR de todas las mesas puede tomar entre 1 y 2 horas dependiendo de cuántas mesas tengas. Hazlo fuera del horario de servicio.

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Paso a paso detallado

Paso 1: Verificar que las mesas existen en el plano de la sucursal

1. Ve a Mesas en la barra lateral.
2. Asegúrate de estar en la sucursal correcta usando el selector del encabezado. Si eres dueño, selecciona la sucursal cuyos QR necesitas (por ejemplo, “La Cevichería - Veracruz”). Si eres empleado, tu sucursal ya está fijada.
3. Cambia a Modo Vista si no estás ya en ese modo.
4. Observa el plano y confirma visualmente que todas tus mesas físicas de esa sucursal están representadas. Cada mesa debe tener un número.
5. Si falta alguna mesa, cambia a Modo Editar y agrégala. Guarda antes de continuar (recuerda que el botón Guardar se deshabilita si el selector está en “Todas”).

Paso 2: Entender qué incluye el QR (con ID de sucursal)

Antes de descargar, es importante entender qué información contiene cada QR generado por el sistema:

1. ID de la mesa: El número de mesa (por ejemplo, M1, M5, M10).
2. ID de la sucursal: El identificador único de la sucursal a la que pertenece la mesa. Esto es nuevo del refactor de sucursales.
3. URL del menú digital: La dirección web que carga el menú con los productos de esa sucursal.

Cuando un cliente escanea el QR, el sistema usa el ID de mesa y el ID de sucursal para:

• Cargar el menú digital de esa sucursal específica (usando getDigitalMenuItems(negocioId, branchId)).
• Asociar cualquier pedido del cliente a esa mesa y a esa sucursal automáticamente.
• Mostrarle al cliente en qué mesa y sucursal está sentado.

Paso 3: Abrir el código QR de una mesa

1. En Modo Vista, ubica la mesa cuyo QR necesitas. Por ejemplo, M1.
2. Haz clic directamente sobre la mesa M1 en el lienzo.
3. Se abre una ventana emergente (modal) en el centro de la pantalla.
4. Lo que ves en la ventana:
   • Un código QR grande en blanco y negro con el logo de tu negocio en el centro.
   • El número de mesa (por ejemplo “Mesa 1” o “M1”).
   • El nombre de la sucursal (por ejemplo “La Cevichería - Veracruz”).
   • Un botón de Descargar (icono de flecha hacia abajo o nube).
   • Opcionalmente, una vista previa de cómo se vería el código impreso.

Paso 4: Descargar el código QR

1. Dentro de la ventana emergente del QR, haz clic en el botón de Descargar.
2. El navegador te preguntará dónde guardar el archivo. Elige una carpeta fácil de encontrar, como el Escritorio o la carpeta Descargas.
3. El archivo se descarga en formato PNG (imagen). El nombre del archivo incluirá la sucursal y el número de mesa, por ejemplo “QR-Veracruz-Mesa-1.png” o “codigo-qr-m1-sucursal-veracruz.png”.
4. Repite para cada mesa de la sucursal: M1, M2, M3… hasta que hayas descargado el QR de todas las mesas de esa sucursal.
5. Si tienes múltiples sucursales, repite todo el proceso para cada una: cambia el selector del encabezado a la siguiente sucursal, ve a Modo Vista, y descarga los QR de las mesas de esa sucursal.

Paso 5: Organizar los archivos descargados

1. Abre la carpeta donde guardaste los archivos.
2. Verifica que tengas un archivo por cada mesa de cada sucursal.
3. Organiza por sucursal: Crea una carpeta para cada sucursal (ejemplo: “QRs Veracruz”, “QRs Boca del Río”) y mueve los archivos correspondientes a cada carpeta. Esto es crucial porque el QR incluye el ID de sucursal: si mezclas QR de diferentes sucursales, los pedidos se registrarán en la sucursal equivocada.
4. Renombra los archivos si es necesario para identificarlos fácilmente: “M1 - Veracruz.png”, “M2 - Veracruz.png”, “M1 - Boca del Río.png”, etc.

Paso 6: Preparar la impresión

1. Abre el primer archivo QR (M1 de la primera sucursal) haciendo doble clic. Se abrirá en el visor de imágenes de Windows.

2. Revisa que el QR se vea nítido y completo. No debe estar recortado ni pixelado.

3. Prepara tu documento de impresión. Tienes dos opciones:

   Opción A - Imprimir uno por uno:

   • Abre cada archivo PNG.
   • Presiona Ctrl + P para imprimir.
   • Configura el tamaño: se recomienda que cada QR impreso mida entre 5 y 8 centímetros de lado.

   Opción B - Armar una hoja con todos los QR de una sucursal:

   • Abre Microsoft Word o Google Docs.
   • Crea una tabla con columnas (por ejemplo 3 columnas x 5 filas para 15 mesas).
   • Inserta cada imagen QR en una celda.
   • Debajo de cada QR, escribe el número de mesa y el nombre de la sucursal en texto grande (por ejemplo “M1 - Veracruz”, “M2 - Veracruz”).
   • Ajusta el tamaño de cada QR para que mida entre 5 y 8 cm.
   • Imprime la hoja completa.
   • Repite armando una hoja por cada sucursal.

Paso 7: Imprimir

1. Carga papel de buena calidad en la impresora. Si usas papel adhesivo, asegúrate de ponerlo con el lado correcto hacia arriba.
2. Haz una prueba de impresión con una sola mesa (M1 de la primera sucursal) antes de imprimir todas.
3. Revisa la prueba:
   • El QR se ve nítido, no borroso.
   • Los cuadros blancos y negros están bien definidos.
   • El logo en el centro no tapa demasiado el QR.
   • El nombre de la sucursal es legible.
   • El tamaño es adecuado (entre 5 y 8 cm).
4. Si la prueba es satisfactoria, imprime todas las mesas de esa sucursal. Luego repite para las demás sucursales.

Paso 8: Probar que el QR funciona

1. Toma la impresión de M1 (de la sucursal Veracruz, por ejemplo).
2. Abre la cámara de tu teléfono celular.
3. Apunta la cámara al QR impreso. No necesitas tomar foto, solo enfocar.
4. En la mayoría de los teléfonos modernos, aparece automáticamente una notificación o un enlace. Toca ese enlace.
5. El teléfono abrirá el navegador y te llevará al menú digital de esa sucursal. Verás los productos, precios (con sus overrides de sucursal) y la opción de hacer pedidos.
6. En alguna parte del menú debe indicar que el cliente está en la “Mesa 1” de la sucursal “Veracruz”.
7. Si todo funciona, el QR es correcto. Si no funciona, revisa la sección de errores comunes más abajo.

Paso 9: Colocar los QR en las mesas físicas correspondientes

1. Lleva los QR impresos y recortados a tus locales. Organiza los QR por sucursal antes de salir.
2. Ve mesa por mesa en cada sucursal:
   • Identifica la mesa física (por ejemplo, la que está junto a la ventana es la M1 de Veracruz).
   • Toma el QR impreso que dice “M1 - Veracruz”.
   • Pégalo o colócalo en la mesa física correspondiente.
3. CRÍTICO: Como el QR incluye el ID de sucursal, debes asegurarte de que el QR de la sucursal Veracruz se coloque en una mesa de Veracruz, y el QR de Boca del Río en una mesa de Boca del Río. Si intercambias QR entre sucursales, los pedidos se registrarán en la sucursal equivocada.
4. Dónde colocar el QR en la mesa:
   • Sobre la mesa: En una esquina, pegado a la superficie. Que no estorbe al poner platos y vasos.
   • En un porta-menú: Sobre la mesa, parado, visible al sentarse.
   • En la pared: Si la mesa está contra la pared, pega el QR en la pared a la altura de los ojos del cliente sentado.

Paso 10: Verificar todo el restaurante (cada sucursal)

1. Después de colocar todos los QR en una sucursal, haz un recorrido completo.
2. Escanea el QR de cada mesa con tu teléfono y verifica que diga el número de mesa correcto y la sucursal correcta.
3. Identifica si hay mesas sin QR o QR dañados.
4. Corrige cualquier error inmediatamente.
5. Repite el recorrido en cada una de tus sucursales.

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Ejemplo práctico

Imagina que tienes un restaurante de mariscos llamado “La Cevichería” con dos sucursales: Veracruz y Boca del Río. La sucursal Veracruz tiene 12 mesas y la sucursal Boca del Río tiene 8 mesas.

Paso a paso de cómo implementas los QR:

1. En la computadora de la oficina (lunes por la mañana, restaurantes cerrados):

   • Abres Emelit Express.
   • Seleccionas “La Cevichería - Veracruz” en el selector del encabezado.
   • Vas a Mesas > Modo Vista.
   • Haces clic en M1. Se abre el QR con “Mesa 1 - Veracruz”. Haces clic en Descargar. El archivo “QR-Veracruz-Mesa-1.png” se guarda en el Escritorio.
   • Repites para M2, M3… hasta M12. Tienes 12 archivos de Veracruz.
   • Cambias el selector del encabezado a “La Cevichería - Boca del Río”.
   • Haces clic en M1 (de Boca del Río). Se abre el QR con “Mesa 1 - Boca del Río”. Este QR tiene un ID de sucursal distinto al M1 de Veracruz. Descargas.
   • Repites para M2 a M8. Tienes 8 archivos de Boca del Río.
   • Creas dos carpetas: “QRs Veracruz” y “QRs Boca del Río”.
   • Mueves cada archivo a su carpeta correspondiente.

2. En la imprenta de la esquina (lunes al mediodía):

   • Llevas los archivos en una USB a la imprenta.
   • Pides que los impriman en vinil adhesivo, tamaño 7x7 cm cada QR, a color.
   • Recoges las 20 calcomanías el martes (12 de Veracruz + 8 de Boca del Río).

3. En el restaurante Veracruz (martes por la mañana, antes de abrir):

   • Tomas la carpeta “QRs Veracruz”.
   • Pegas M1 en la esquina superior derecha de la mesa 1 (junto a la ventana).
   • Pegas M2 en la mesa 2 (centro izquierda).
   • Así sucesivamente hasta M4 (salón interior), M5 a M8 (terraza), M9 a M12 (segundo piso).

4. En el restaurante Boca del Río (martes por la tarde, antes de abrir):

   • Tomas la carpeta “QRs Boca del Río”.
   • Pegas M1 a M8 en las mesas correspondientes de esa sucursal.

5. Verificación (martes, 30 minutos antes de abrir cada sucursal):

   • En Veracruz: recorres las 12 mesas con tu teléfono.
   • Escaneas M1: el menú carga y dice “Mesa 1 - Veracruz” en la parte superior. Correcto. Los productos mostrados son los de la sucursal Veracruz con sus precios.
   • Escaneas M5: dice “Mesa 5 - Veracruz”. Correcto.
   • En Boca del Río: escaneas M1: dice “Mesa 1 - Boca del Río”. Los productos pueden tener precios distintos a los de Veracruz. Correcto.
   • Todas las mesas funcionan. El sistema está listo.

6. Primer día de uso (martes, hora de comida en Veracruz):

   • Llega una familia de 4 personas. Se sientan en M3 de Veracruz.
   • El papá escanea el QR de M3. El menú que aparece es el de Veracruz (con getDigitalMenuItems(negocioId, branchId) donde branchId = Veracruz).
   • Hace su pedido desde el teléfono: 2 Filetes de Pescado, 1 Cóctel de Camarón, 1 Agua de Horchata, 1 Refresco.
   • El pedido aparece en tu panel de Pedidos asociado a la Mesa 3 de la sucursal Veracruz.
   • El mesero lo ve, lo lleva a la cocina de Veracruz, y cuando está listo lo sirve en la Mesa 3.

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Flujo de trabajo recomendado

Configuración inicial (primera vez para una sucursal)

1. Diseñar el plano de piso completo de la sucursal en el editor.
2. Seleccionar la sucursal correcta en el encabezado.
3. Descargar TODOS los QR uno por uno de esa sucursal.
4. Hacer una hoja de impresión con todos los QR.
5. Imprimir una prueba (solo 1 hoja) y escanear para verificar que aparece la sucursal correcta.
6. Imprimir el juego completo en el material definitivo.
7. Colocar los QR en las mesas físicas de esa sucursal (fuera de horario de servicio).
8. Escanear todas las mesas para verificación final.
9. Capacitar al personal sobre cómo funciona el sistema de QR.

Configuración de una segunda sucursal

1. Cambiar el selector del encabezado a la nueva sucursal.
2. Diseñar el floor plan de esa sucursal (si no está hecho).
3. Descargar los QR de las mesas de esa sucursal. Estos QR tendrán el ID de la nueva sucursal.
4. Imprimir y colocar en las mesas físicas de esa sucursal.
5. Verificar escaneando cada QR y confirmando que la sucursal mostrada es la correcta.

Cuando agregas una mesa nueva a una sucursal

1. Abrir el editor de planos y seleccionar la sucursal correcta en el encabezado.
2. Agregar la nueva mesa (por ejemplo M13).
3. Guardar el plano (el botón Guardar se deshabilita si el selector está en “Todas”).
4. Cambiar a Modo Vista, hacer clic en la nueva mesa M13.
5. Descargar el QR de M13 (que incluirá el ID de esa sucursal).
6. Imprimir el QR de M13.
7. Colocarlo en la nueva mesa física de esa sucursal.
8. Escanear para verificar.

Cuando un QR se daña o se pierde

1. Ir a Mesas > Modo Vista.
2. Seleccionar la sucursal correcta en el encabezado.
3. Hacer clic en la mesa cuyo QR se dañó.
4. Descargar el QR nuevamente (mantendrá el mismo ID de sucursal).
5. Imprimir solo ese QR.
6. Reemplazar el QR dañado en la mesa física de esa sucursal.
7. Escanear para verificar.

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Errores comunes y soluciones

Error 1: “Escaneo el QR y no pasa nada”

Causas posibles:

• El QR está impreso muy pequeño.
• La impresión está borrosa o pixelada.
• El teléfono del cliente es muy antiguo.
• Hay poca luz en el restaurante.
• El QR está colocado en una superficie curva o con reflejos.

Solución:

1. Verifica el tamaño del QR (mínimo 5 cm).
2. Reimprime con mayor calidad de impresión.
3. Asegúrate de que haya suficiente iluminación en las mesas.
4. Si el problema es la superficie, coloca el QR en un porta-menú plástico plano.
5. Pide al cliente que acerque más la cámara o use Google Lens.

Error 2: “El QR lleva a una página de error o página en blanco”

Causas posibles:

• El menú digital no está publicado para esa sucursal.
• La sucursal no tiene productos activos.
• La URL del QR expiró o cambió.

Solución:

1. Ve a Catálogo y verifica que tengas productos publicados y activos para esa sucursal.
2. Asegúrate de que los productos tengan precio.
3. Cierra sesión y vuelve a entrar. Descarga el QR nuevamente.
4. Si el problema persiste, contacta al soporte técnico de Emelit Express.

Error 3: “Escaneo el QR de la mesa 5 de Veracruz pero dice Mesa 3 de Boca del Río”

Causa: Colocaste el QR de una sucursal equivocada en la mesa física. Como ahora los QR incluyen el ID de sucursal, esto es aún más importante: el QR de Veracruz nunca debe colocarse en una mesa de Boca del Río.

Solución: Verifica que el QR pegado en la mesa 5 de Veracruz diga “M5 - Veracruz” o muestre el número 5 con la sucursal Veracruz. Si no, retíralo y pega el correcto de la carpeta correspondiente.

Error 4: “Los QR se despegan o se borran con la limpieza”

Causa: El material de impresión no es resistente a la humedad ni a productos de limpieza.

Solución: Invierte en un mejor material:

• Vinil adhesivo de alta calidad.
• Plastificado térmico (enmicado).
• Porta-menús de acrílico con el QR insertado adentro (no pegado por fuera).

Error 5: “El logo de mi negocio tapa el QR y no se puede escanear”

Causa: El logo superpuesto en el centro del QR es demasiado grande y cubre parte esencial del código.

Solución:

• Reducir el tamaño del logo en la configuración del negocio.
• Usar un logo más simple y pequeño.
• Imprimir el QR sin logo (pregunta al soporte si es posible).

Error 6: “Un cliente escaneó el QR pero no puede hacer pedidos”

Causas posibles:

• El cliente no tiene internet en su teléfono.
• El menú digital no tiene la función de pedidos habilitada para esa sucursal.
• La mesa está bloqueada o desactivada en el floor plan de esa sucursal.

Solución:

1. Verifica que el WiFi de tu restaurante funcione y ofrécelo al cliente.
2. Revisa en la configuración que los pedidos por QR estén habilitados.
3. Verifica que la mesa esté activa en el editor de planos de esa sucursal.

Error 7: “Descargué QR de la sucursal equivocada”

Causa: Tenías el selector del encabezado en una sucursal distinta a la que necesitabas cuando descargaste los QR.

Solución: Como los QR incluyen el ID de sucursal, los QR descargados tienen el ID de la sucursal que estaba seleccionada. Cambia el selector a la sucursal correcta y descarga los QR nuevamente. Descarta los QR incorrectos. Organiza siempre los archivos por sucursal para evitar confusiones.

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Preguntas frecuentes

¿Necesito un QR diferente para cada mesa?

Sí. Cada mesa tiene un QR único que identifica a esa mesa específica y a la sucursal a la que pertenece. Si usaras el mismo QR en todas las mesas, el sistema no podría saber en cuál mesa está el cliente y todos los pedidos se mezclarían.

¿El QR incluye el identificador de sucursal?

Sí. A partir del refactor de sucursales, cada QR generado incluye el ID de sucursal. Esto permite que el sistema sepa no solo qué mesa escaneó el cliente, sino también en qué sucursal se encuentra. El menú que se carga es el de esa sucursal específica (usando getDigitalMenuItems(negocioId, branchId)).

¿Puedo usar el mismo número de mesa en diferentes sucursales?

Sí. Como cada sucursal tiene su propio floor plan y cada QR incluye el ID de sucursal, puedes tener una M1 en Veracruz y otra M1 en Boca del Río. No hay conflicto porque el sistema identifica cada mesa por su sucursal y su número. Los QR serán diferentes aunque ambos digan “M1”.

¿El cliente necesita instalar una aplicación para escanear el QR?

En la mayoría de los teléfonos modernos (iPhone y Android), la cámara nativa lee QR automáticamente sin necesidad de instalar nada. El cliente solo abre la cámara, apunta al QR y toca la notificación que aparece.

¿Los QR caducan o dejan de funcionar?

Los QR generados por Emelit Express no caducan. Sin embargo, si cambias el dominio de tu negocio o realizas cambios mayores en la configuración, es posible que necesites regenerarlos. Si tus QR dejan de funcionar de repente, contacta al soporte.

¿Puedo personalizar el diseño del QR (colores, formas)?

El sistema genera QR en blanco y negro con el logo de tu negocio en el centro. No se pueden cambiar colores ni formas desde el panel. Si necesitas un diseño personalizado, tendrías que contratar a un diseñador gráfico externo, pero esto puede afectar la legibilidad del QR.

¿Puedo usar los QR en las mesas de la terraza si están expuestas al sol y lluvia?

Sí, siempre y cuando uses un material resistente a la intemperie:

• Vinil adhesivo para exteriores.
• Impresión en placa de aluminio o acrílico.
• Plastificado térmico grueso.
• Evita papel común, que se destruye con la primera lluvia.

¿Cuántos códigos QR puedo generar?

Puedes generar un QR por cada mesa que tengas en el plano de cada sucursal. Si la sucursal Veracruz tiene 50 mesas, puedes generar 50 QR. Si la sucursal Boca del Río tiene 30, puedes generar 30 más. No hay un costo extra por QR.

¿Qué pasa si quiero cambiar el menú sin cambiar los QR?

No necesitas cambiar los QR. El QR simplemente dirige al cliente a la página de tu menú de esa sucursal. Si actualizas productos, precios o fotos en tu catálogo de esa sucursal, el cliente verá los cambios automáticamente la próxima vez que escanee. El QR es el mismo, el contenido se actualiza solo.

¿Puedo reutilizar un QR si elimino una mesa y creo una nueva?

Si eliminas una mesa, su QR deja de funcionar (llevará a una página que dice que la mesa no existe). Si creas una mesa nueva, tendrá un nuevo QR con el ID de esa sucursal. Descarga el QR de la mesa nueva y desecha el viejo.

¿Cómo evito que los clientes de otras mesas escaneen QR que no les corresponden?

No hay forma de evitarlo, pero tampoco es un problema grave. Si un cliente de la mesa 3 escanea el QR de la mesa 5 de la misma sucursal, su pedido se registrará en la mesa 5. El mesero puede identificar el error al ver que la mesa 5 tiene un pedido que nadie pidió. Para minimizar confusiones:

• Coloca los QR en lugares cercanos a cada mesa, no en áreas compartidas.
• Pon el número de mesa en grande junto al QR.
• El mesero debe confirmar verbalmente el pedido con los clientes.

¿Puedo mezclar QR de diferentes sucursales?

No. Como cada QR incluye el ID de sucursal, mezclar QR de diferentes sucursales causaría que los pedidos se registren en la sucursal equivocada. Organiza siempre los QR por sucursal y colócalos en las mesas de la sucursal correspondiente. Los empleados, al estar fijos en su sucursal, solo descargan y manejan QR de su propia sucursal.