Mermas y Desperdicios

Las mermas son las perdidas de inventario que ocurren cuando un producto ya no se puede vender ni usar. Puede ser porque se echo a perder, se caduco, se rompio, se derramo, se quemo durante la preparacion, o simplemente desaparecio misteriosamente. En Mexico, una de las principales causas de perdida en restaurantes y tiendas es la merma NO registrada.

Registrar las mermas es incomodo porque aceptas que perdiste dinero. Pero NO registrarlas es PEOR: el sistema cree que tienes mas producto del que realmente tienes. Tus reportes de ganancias son falsos. No sabes cuanto estas perdiendo. Y lo que no se mide, no se puede mejorar.

Antes de empezar

Preparacion mental y practica:

Acepta que la merma existe en todo negocio. Hasta los restaurantes mas exitosos y las tiendas mejor administradas tienen merma. La diferencia es que los negocios exitosos la REGISTRAN y la ANALIZAN para reducirla. Los que truenan, la ignoran.
Define niveles aceptables de merma para tu giro. No todas las mermas son malas. Algunas son inevitables. Porcentajes de merma considerados “normales” en Mexico:
- Restaurantes y taquerias: 2% a 5% del costo de insumos.
- Verdulerias y fruterias: 5% a 10% (por la naturaleza perecedera).
- Panaderias: 2% a 4% (pan del dia que no se vende).
- Tiendas de abarrotes: 1% a 3% (productos caducados, roturas).
- BOUTIQUES de ropa: 1% a 2% (prendas manchadas, rotas, robadas). Si tu merma esta POR ENCIMA de estos rangos, algo anda mal y debes investigar.
Ten claros los tipos de merma que maneja el sistema. Familiarizate con ellos para usarlos correctamente cuando registres:

Tipo de merma	Cuando usarlo	Ejemplo concreto
Caducado	El producto vencio. Ya no es apto para consumo o venta.	Un paquete de queso con fecha de caducidad del 10 de marzo que hoy 12 de marzo ya no se puede usar.
Dañado	El producto se rompio, golpeo o deterioro fisicamente.	Se cayeron 3 botellas de refresco y se rompieron. Una bolsa de harina se rasgo y el contenido se derramo.
Quemado	El producto se quemo durante la coccion o preparacion. EXCLUSIVO para comida.	Un cocinero dejo el bistec demasiado tiempo en el comal y se quemo, no se puede servir.
Derramado	Liquidos o solidos sueltos que se derramaron.	Un galon de aceite se volco en la bodega. La bolsa de azucar se abrio y el azucar se rego por el suelo.
Robo / Perdida	Productos desaparecidos sin explicacion logica. NO hay evidencia de quien o como.	Hiciste conteo fisico y faltan 5 refrescos de lata. Nadie sabe que paso.
Otro	Cualquier causa no listada arriba.	Un cliente devolvio un platillo y ya no se puede re-servir. Se fue la luz y la carne en el refrigerador se echo a perder. Una plaga de hormigas invadio el costal de azucar.

Designa un responsable de registrar mermas. Idealmente, cada empleado debe reportar las mermas que cause o detecte. Pero en la practica, nadie quiere admitir que quemo un bistec o que se le cayeron 3 refrescos. Por eso:
- Establece una politica CLARA: “Prefiero que me digas que se echo a perder algo a que lo escondas.”
- NO castigues economicamente las mermas accidentales. Si castigas, los empleados las esconderan y el problema sera PEOR.
- Si detectas merma por negligencia repetida, ahi si toma accion con el empleado, no con el registro.

Paso a paso detallado

Como acceder a la pestana de Mermas

Inicia sesion en tu panel de Emelit Express.
En la barra lateral izquierda, haz clic en “Inventario”.
En las pestanas debajo de los KPIs, haz clic en “Mermas”.
La pantalla mostrara:
- Un boton “Registrar merma” o “Nueva merma”.
- Una tabla con el historial de todas las mermas registradas.
- Cada fila muestra: fecha, item afectado, cantidad, tipo de merma, motivo/nota y el valor monetario de la perdida.

Como registrar una merma paso a paso

Ejemplo concreto: Mermas en un dia normal en la Taqueria “Los Primos”

Es viernes 21 de marzo de 2026, 10:00 PM. La Sra. Josefina esta cerrando el negocio. Durante el dia ocurrieron varias mermas que sus empleados reportaron en una libreta. Ahora ella las registra en el sistema.

Merma 1: Cilantro que se echo a perder

Situacion: El cilantro que compro el lunes ya esta amarillo y marchito. De los 2 kg que compro, 0.5 kg ya no sirven. El resto si se puede usar.

Paso 1: Abrir el formulario de merma

En la pestana Mermas, clic en “Registrar merma” o “Nueva merma”.

Paso 2: Seleccionar el item

Campo “Item”: Buscar y seleccionar Cilantro fresco.

Paso 3: Ingresar la cantidad

Campo “Cantidad”: 0.5 (medio kilogramo).
La unidad aparece automaticamente: kg.

Paso 4: Seleccionar el tipo de merma

Campo “Tipo de merma”: Desplegar y seleccionar Caducado (o Dañado, si el sistema no distingue entre deterioro natural y caducidad).

Paso 5: Agregar una nota descriptiva

Campo “Nota”: Cilantro comprado el lunes 17-mar. Se puso amarillo y marchito. 0.5 kg inservibles. Resto se uso en el dia.

Paso 6: Seleccionar la fecha

Fecha: 21/03/2026 (hoy, se deja la que viene por defecto).

Paso 7: Guardar

Clic en “Guardar”.
Confirmacion verde.
El stock de cilantro disminuye en 0.5 kg.

Merma 2: Bistec quemado en la plancha

Situacion: El cocinero Pedro se distrajo con un pedido grande y dejo un bistec en la plancha. Se quemo completamente. Eran aproximadamente 200 gramos de bistec. No se puede servir al cliente.

Paso 1: Abrir formulario de merma. Paso 2: Item: Bistec de res. Paso 3: Cantidad: 0.200 (200 gramos en kg). Paso 4: Tipo: Quemado. Paso 5: Nota: Bistec quemado en plancha durante preparacion de orden #147. Aprox 200g. Reportado por Pedro (cocinero). Viernes 21-mar 7:15 PM. Paso 6: Fecha: 21/03/2026. Paso 7: Guardar.

Merma 3: Refrescos rotos

Situacion: Karla, la cajera, estaba reacomodando los refrescos en el refrigerador del mostrador y se le resbalaron 3 botellas de Coca-Cola 600ml. Se rompieron al caer.

Paso 1: Abrir formulario de merma. Paso 2: Item: Refresco Coca-Cola 600ml. Paso 3: Cantidad: 3 (unidad: pz). Paso 4: Tipo: Dañado. Paso 5: Nota: 3 botellas rotas al caerse del refrigerador mientras se reacomodaban. Reportado por Karla (cajera). Viernes 21-mar 5:30 PM. Paso 6: Fecha: 21/03/2026. Paso 7: Guardar.

Merma 4: Salsa roja derramada

Situacion: Durante la hora pico (2-3 PM), un mesero llevaba prisa y volco un recipiente de 1 litro de salsa roja. La salsa se derramo sobre la barra y el piso. Se perdio aproximadamente medio litro.

Paso 1: Abrir formulario. Paso 2: Item: Salsa roja taquera. Paso 3: Cantidad: 0.5 (medio litro, porque la unidad base es L). Paso 4: Tipo: Derramado. Paso 5: Nota: Recipiente de salsa derramado en barra durante hora pico. Perdida aprox 0.5 L. Reportado por mesero Hector. 21-mar 2:30 PM. Paso 6: Fecha: 21/03/2026. Paso 7: Guardar.

Merma 5: Carne desaparecida (robo o perdida)

Situacion: Al hacer el corte del dia, la Sra. Josefina compara el sistema contra el fisico. El sistema dice que deberia tener 8 kg de suadero. Pero en el refrigerador solo hay 6.5 kg. Faltan 1.5 kg de suadero. Esto ya ha pasado varias veces con el suadero. La Sra. Josefina sospecha de robo hormiga pero no tiene pruebas.

Paso 1: Abrir formulario. Paso 2: Item: Suadero. Paso 3: Cantidad: 1.5 (kg). Paso 4: Tipo: Robo / Perdida. Paso 5: Nota: Faltante detectado en corte del 21-mar. Sistema: 8 kg. Fisico: 6.5 kg. Diferencia: -1.5 kg. POSIBLE ROBO HORMIGA. TERCER faltante de suadero en marzo. Revisar camaras y rotacion de personal. Paso 6: Fecha: 21/03/2026. Paso 7: Guardar.

Como analizar el historial de mermas

Despues de registrar las mermas, la tabla de historial te permite ver patrones.

Filtros utiles:

Filtrar por tipo de merma: Selecciona “Robo / Perdida” para ver todas las perdidas misteriosas. Si ves muchas, tienes un problema serio.
Filtrar por item: Selecciona “Suadero” para ver todas las mermas de ese producto. Detecta si algo recurrente pasa.
Filtrar por rango de fechas: Ve las mermas de esta semana, este mes.

Preguntas que debes hacerte al analizar:

Cual es el producto con MAS merma? Es normal (perecedero) o es sospechoso?
Que tipo de merma es la mas frecuente? Caducado (estas comprando de mas), quemado (entrena mejor a los cocineros), robo (investiga)?
Cuanto dinero perdi en mermas este mes?
La merma de este mes es mayor o menor que la del mes pasado? (deberia ser menor si estas tomando acciones correctivas).

Ejemplo practico

Negocio: Restaurant-Bar “La Cerveceria del Centro”, Morelia, Michoacan.

Administradora: Lic. Patricia Gutierrez. Situacion: La Lic. Patricia asumio la administracion hace 2 meses. El dueno le pidio reducir costos porque el restaurante no esta dando las ganancias esperadas.

Estrategia de Patricia: analizar las mermas.

Semana 1: Levantamiento de linea base

Patricia implementa una politica: TODA merma debe reportarse en una bitacora antes de que el empleado se vaya a casa. Ella registra todo en Emelit Express cada noche.

Resultados de la primera semana (registro de mermas):

Producto	Cantidad	Tipo	Costo estimado	Nota
Lechuga	3 kg	Caducado	$45	Se compro de mas. No se alcanzo a usar.
Jitomate	2 kg	Dañado	$36	Golpeados. Mal almacenamiento.
Aguacate	4 kg	Caducado	$180	Se maduraron demasiado rapido.
Carne para hamburguesa	1.5 kg	Quemado	$195	Cocinero nuevo. 3 hamburguesas arruinadas.
Cerveza Corona	12 botellas	Robo / Perdida	$216	Faltante en inventario. Sistema vs fisico.
Aceite vegetal	3 L	Derramado	$84	Freidora mal manejada.
Queso manchego	1 kg	Caducado	$130	No se rotaron existencias.
TOTAL SEMANA 1			$886

Proyectado al mes: $3,544 pesos en mermas.

Acciones correctivas que tomo Patricia (semana 2):

Lechuga y verduras: Hablo con el chef. Redujeron la cantidad de compra en 30%. Ahora compran menos, mas seguido. La lechuga fresca se acaba antes de echarse a perder.
Jitomate y aguacate: Cambio la ubicacion de almacenamiento. Antes estaban en una repisa donde les daba el sol. Ahora estan en un lugar fresco y oscuro. Ademas implemento PEPS (primeras entradas, primeras salidas): los productos mas viejos al frente, los nuevos atras.
Carne quemada: El cocinero nuevo recibio una sesion de entrenamiento de 1 hora con el chef principal sobre tiempos de coccion. No se le castigo, se le ENTRENO.
Cerveza Corona: Patricia instalo una camara apuntando al refrigerador de cervezas. Le dijo a TODO el personal: “Hay camara nueva. Cualquier faltante de ahora en adelante se investiga con video.” El faltante de cerveza bajo a cero en la semana 2.
Aceite: Se compro un embudo grande y un recipiente con tapa para cambiar el aceite de la freidora. Antes lo hacian con una jarra y siempre se derramaba.
Queso manchego: Se implemento un sistema de etiquetas con fecha de compra en cada producto del refrigerador. El que tiene la fecha mas antigua se usa primero.

Resultados de la semana 2 (despues de las acciones):

Producto	Cantidad	Tipo	Costo estimado
Lechuga	0.5 kg	Caducado	$8
Jitomate	0 kg	—	$0
Aguacate	1 kg	Caducado	$45
Carne para hamburguesa	0 kg	—	$0
Cerveza Corona	0 botellas	—	$0
Aceite vegetal	0 L	—	$0
Queso manchego	0 kg	—	$0
TOTAL SEMANA 2			$53

Reduccion de merma: De $886 a $53 pesos. Una reduccion del 94%.

Ahorro proyectado al mes: De $3,544 a $212 pesos. Ahorro mensual de $3,332 pesos.

Moraleja: Patricia no hizo magia. Simplemente MIDIO el problema (registrando mermas), identifico las CAUSAS (analizando el historial), y tomo ACCIONES concretas para cada causa. Cualquier negocio puede hacer esto.

Flujo de trabajo recomendado

Rutina diaria (5-10 minutos al cierre):

AL CERRAR EL NEGOCIO:

1. RECOLECTAR REPORTES:
   └─ Pregunta a cada empleado: "Algo se echo a perder hoy?
      Algo se rompio? Algo se quemo? Falto algo?"
   └─ Pide que entreguen sus reportes en una libreta de mermas.
   └─ NO te enojes si reportan. Agradece la honestidad.

2. REGISTRAR EN EL SISTEMA:
   └─ Sientate 5-10 minutos antes de irte.
   └─ Registra CADA merma reportada en el sistema.
   └─ Si no hubo mermas, que bueno. Pero no te vayas sin revisar.

3. VERIFICACION RAPIDA:
   └─ Revisa el stock de los items que tuvieron merma.
   └─ Confirma que se haya descontado correctamente.

Rutina semanal (15-30 minutos):

CADA LUNES (O EL DIA MAS TRANQUILO):

1. REVISAR EL HISTORIAL DE LA SEMANA:
   └─ Ve a la pestana Mermas.
   └─ Filtra por la semana pasada.
   └─ Revisa cada merma registrada.

2. CALCULAR EL COSTO TOTAL DE MERMAS:
   └─ Suma el valor de todas las mermas de la semana.
   └─ Anota ese numero en una hoja de seguimiento.
   └─ Compara con la semana anterior. Esta subiendo o bajando?

3. IDENTIFICAR PATRONES:
   └─ Que producto tuvo mas merma?
   └─ Que tipo de merma fue la mas frecuente?
   └─ Hay algun empleado que aparezca en muchas notas de merma?

4. PLANEAR ACCIONES CORRECTIVAS:
   └─ Para cada patron, define UNA accion concreta.
   └─ Escribe la accion. Ejemplo: "Hablar con Pedro sobre los
      bistecs quemados. Darle un timer para la plancha."
   └─ Implementa la accion en la semana.

Rutina mensual (30-60 minutos):

PRIMER DIA HABIL DEL MES:

1. REPORTE MENSUAL DE MERMAS:
   └─ Suma todas las mermas del mes.
   └─ Dividelas por tipo (Caducado, Dañado, Quemado, Robo, etc.).
   └─ Calcula el PORCENTAJE de merma respecto al costo de insumos
      del mes. Formula: (Total Mermas / Total Compras del Mes) x 100.

2. EVALUA CONTRA EL ESTANDAR:
   └─ Si tu merma es menor al 2-3%, vas bien.
   └─ Si esta entre 3-5%, hay oportunidad de mejora.
   └─ Si esta arriba del 5%, tienes un problema que atender URGENTE.

3. TOMA DECISIONES:
   └─ Cambia proveedores si la merma es por mala calidad.
   └─ Re-entrena empleados si la merma es por errores operativos.
   └─ Si la merma es robo y no se ha podido resolver con camaras
      y platicas, considera cambios de personal.

Errores comunes y soluciones

Problema	Causa probable	Solucion
”Nadie reporta mermas. Todos dicen que no paso nada.”	Los empleados tienen miedo a ser castigados o reganados.	Cambia el mensaje. Diles: “No me enojo si algo se echo a perder. Me enojo si NO ME LO DICEN.” Quita el castigo economico por accidentes genuinos. Premia la honestidad.
”Registre una merma y el stock no bajo”	El sistema no lo proceso correctamente, o no se guardo.	Ve a la tabla de mermas y verifica que aparezca. Luego ve a la pestana Items y revisa el stock del producto. Si no cambio, intenta de nuevo. Si el problema persiste, repor-talo a soporte.
”Siempre hay diferencias al final del mes entre sistema y fisico”	No estas registrando las mermas a tiempo (o no las estas registrando en absoluto).	Implementa la rutina diaria. La unica forma de tener un inventario que refleje la realidad es registrar las mermas CADA DIA. Si no puedes diario, minimo cada tercer dia.
”Se me junto mucha merma de un producto caro y perdí mucho dinero”	Compraste demasiado de ese producto, o no se vendio como esperabas, o no se almaceno correctamente.	1. Registra la merma aunque duela. 2. Ajusta la cantidad de compra futura hacia ABAJO. 3. Revisa las condiciones de almacenamiento. 4. Si el producto caduco porque no se vende, considera quitarlo del menu.
”No se que tipo de merma elegir”	Los tipos disponibles no describen exactamente lo que paso.	Usa “Otro” y escribe una nota SUPLEMENTE DETALLADA que explique la situacion. Ejemplo: “El cliente de la mesa 6 pidio un corte termino medio, le mandamos termino medio pero dijo que estaba muy cocido. El chef preparo uno nuevo. El primero se tiro."
"Registre una merma por error (cantidad equivocada, item equivocado)“	Error de dedo.	Edita la merma desde el historial (icono de lapiz) y corrige el dato incorrecto. Si no se puede editar, elimina la merma erronea y crea una nueva con los datos correctos.

Preguntas frecuentes

P: Cual es la diferencia entre una merma y un ajuste de inventario (salida manual)? R: La merma es una perdida por una CAUSA IDENTIFICABLE y CLASIFICABLE (se caduco, se quemo, se rompio, se robo). El ajuste manual es una correccion cuando NO sabes exactamente que paso, solo sabes que el sistema no coincide con el fisico. Regla: si SABES que paso, usa Merma. Si SOLO ves que falta y no sabes por que, usa Ajuste manual (Movimientos > Salida). Pero con el tiempo, la meta es que todos los faltantes sepas explicarlos como merma.

P: Puedo deducir impuestos de las mermas? R: En Mexico, las mermas pueden ser deducibles de impuestos bajo ciertas condiciones. Necesitas documentarlas adecuadamente (registro en sistema, bitacora, evidencias). Consulta a tu contador sobre como aplicar la deduccion de mermas segun la Ley del ISR. Tener el registro en Emelit Express es un primer paso solido para sustentarlo.

P: Cada cuanto debo hacer conteo fisico para detectar mermas no reportadas? R: RECOMENDACION MINIMA: conteo semanal de los productos caros y de los que tienen mas movimiento. Conteo mensual COMPLETO de todo el inventario. Si detectas que cada semana hay diferencias grandes, sube la frecuencia a diario para los productos problematicos hasta que identifiques la causa.

P: Debo registrar como merma el pan que no se vende al final del dia? R: Si tu politica es tirarlo o donarlo, SI. Si lo revendes al dia siguiente como “pan de ayer” con descuento, NO (porque sigue estando en inventario, solo cambia su precio de venta). La merma es para lo que YA NO se puede vender ni usar de ninguna forma.

P: Como convenzo a mi personal de que reporte las mermas? R: Tres tacticas que funcionan en Mexico:

Incentivo positivo: “El equipo que menos merma tenga este mes (sin mentir) se gana una pizza y chelas el viernes.”
Transparencia: Muestra los numeros en una junta. “El mes pasado perdimos $3,500 en mermas. Ese dinero podria haber sido un bono para ustedes.”
Anonimato para reportar robos: Pon un buzon donde los empleados puedan reportar si vieron a alguien robar, sin tener que dar su nombre. La merma por robo se registra, pero el chisme interno se evita.