Pedidos Pickup

Los pedidos pickup son aquellos en los que el cliente recoge su pedido directamente en tu negocio, sin necesidad de envío a domicilio. Este tipo de servicio es ideal para clientes que viven o trabajan cerca, o que prefieren ahorrar el costo de envío.

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Antes de empezar

Antes de comenzar a gestionar pedidos pickup, prepara lo siguiente:

1. Zona de recogida designada: Destina un espacio físico en tu negocio exclusivamente para entregar pedidos pickup. Debe ser un área visible y accesible. Por ejemplo:

   • Un mostrador marcado con un letrero: “PEDIDOS PARA RECOGER — EMELIT EXPRESS”.
   • Un estante con divisiones etiquetadas para organizar pedidos listos.

2. Material de empaque: Ten todo listo para empacar pedidos de forma segura:

   • Bolsas de papel o plástico resistentes.
   • Grapas o cinta adhesiva para sellar bolsas.
   • Etiquetas adhesivas o plumón permanente para anotar el número de pedido y nombre del cliente.
   • Servilletas, cubiertos desechables, popotes (si aplica).

3. Personal asignado: Designa a una persona responsable de:

   • Revisar y aceptar pedidos pickup.
   • Preparar y empacar.
   • Verificar códigos y entregar al cliente.

4. Teléfono de contacto a la mano: Ten a la vista un teléfono para contactar clientes si un pedido está listo hace rato y no lo recogen.

5. Procedimiento de verificación conocido por todos: Todo empleado que entregue pedidos pickup debe saber que:

   • NUNCA se entrega un pedido sin verificar el código de 6 dígitos.
   • Si el cliente no tiene el código, debe revisar su app o las notificaciones de su celular.
   • Si el código no coincide, no se entrega.

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Paso a paso detallado

Paso 1: Acceder a la sección de pedidos pickup

1. Inicia sesión en tu panel de negocio (ejemplo: misartesanias.emelitexpress.com).
2. En la barra lateral izquierda, busca la opción Pickup.
3. Haz clic en Pickup.

Lo que ves en pantalla al entrar:

• Un selector de sucursal en el encabezado (header) que filtra todos los pedidos mostrados por la sucursal activa. Si solo tienes una sucursal, no aparece.
• Cuatro tarjetas de estadísticas en la parte superior: Total, Pendientes, Listos, Recogidos.
• Una barra horizontal con chips de estado: Todos, Pendiente, En preparación, Listo, Recogido.
• Una tabla (en computadora) o tarjetas (en celular) con la lista de pedidos.
• Un buscador en la parte superior derecha.

Filtrado por sucursal (encabezado)

El encabezado del panel incluye un selector de sucursal. Al cambiarlo, la aplicación envía el identificador de la sucursal activa en el header X-Manager-Branch-Id de cada petición. Esto significa que:

• Las tarjetas de estadísticas (Total, Pendientes, Listos, Recogidos) reflejan únicamente los pedidos de la sucursal seleccionada.
• La tabla de pedidos y los chips de estado se filtran automáticamente: solo ves pedidos de esa sucursal.
• El buscador opera dentro de los pedidos de la sucursal activa.

Si tu negocio tiene varias sucursales, maneja cada una por separado: cambia el selector a “Sucursal Centro” para ver y atender sus pedidos, luego cambia a “Sucursal Sur” para gestionar la siguiente. Esto evita confundir pedidos entre sucursales y mantiene el control de cada punto de venta.

Importante: Si NO cambias el selector y dejas el valor global (Matriz), verás los pedidos de todas las sucursales mezclados. Para operación diaria, te recomendamos mantener seleccionada la sucursal en la que estás trabajando físicamente.

Paso 2: Entender las tarjetas de estadísticas

Las cuatro tarjetas en la parte superior te dan un resumen inmediato:

Tarjeta	Qué significa	Ejemplo
Total	Cuántos pedidos pickup hay en total hoy	”23 pedidos”
Pendientes	Pedidos nuevos que aún no has empezado a preparar	”4 pendientes”
Listos	Pedidos preparados y empacados, esperando al cliente	”7 listos”
Recogidos	Pedidos que ya entregaste al cliente	”12 recogidos”

Estas estadísticas cambian en tiempo real. Si ves “4 pendientes”, significa que tienes 4 pedidos que debes atender AHORA.

Paso 3: Usar los chips de filtro por estado

Debajo de las estadísticas verás una barra con botones rectangulares (chips) que puedes deslizar horizontalmente en celular:

• Todos: Muestra TODOS los pedidos pickup sin importar su estado.
• Pendiente: Solo los nuevos, que aún no has tocado.
• En preparación: Los que ya aceptaste y estás preparando.
• Listo: Los que están terminados, esperando al cliente.
• Recogido: Los que ya entregaste.

Haz clic en cualquier chip para filtrar. El chip seleccionado se resalta con un color distinto. Por ejemplo, al hacer clic en “Listo”, verás solo los pedidos que están esperando ser recogidos.

Recomendación práctica: Durante la operación, alterna entre “Pendiente” (para aceptar nuevos) y “Listo” (para monitorear los que esperan recogida).

Paso 4: Buscar un pedido pickup

El buscador te permite encontrar pedidos por:

1. Número de orden: Escribe “1105” y aparece el pedido #1105.
2. Nombre del cliente: Escribe “Fernanda” y aparecen todos los pedidos de clientes llamados Fernanda.
3. Teléfono: Escribe “5576543210” y localizas el pedido de ese número.
4. Código de pickup: Cuando un cliente llega diciendo “vengo a recoger mi pedido”, pídele su código de 6 dígitos y escríbelo en el buscador. El pedido correcto aparece de inmediato. Esta es la forma MÁS RÁPIDA de encontrar un pedido cuando el cliente está frente a ti.

Paso 5: Procesar un pedido pickup nuevo (flujo completo)

Imagina que entra un nuevo pedido pickup:

Pedido #2056:

• Cliente: Alejandro Rojas
• Teléfono: 55-8765-4321
• Productos: 1 hamburguesa doble con queso, 1 papas fritas grandes, 1 refresco 355ml
• Total: $145.00 MXN
• Pago: Tarjeta (ya pagado)

Sigue estos pasos:

1. Escucha la alerta: Suena un sonido en tu panel. Ves un nuevo pedido en la lista con fondo amarillo y estado “Pendiente”.

2. Revisa el pedido: Haz clic en el pedido #2056 para ver los detalles completos. Verifica:

   • ¿Hay todos los ingredientes para la hamburguesa?
   • ¿Hay papas congeladas para freír?
   • ¿Hay refrescos en el refrigerador?

3. Acepta el pedido: Si todo está disponible, haz clic en el botón “Aceptar” (color verde). El pedido cambia a estado “En preparación” y su fondo cambia a color azul. Alejandro recibe una notificación: “Tu pedido #2056 ha sido aceptado. Te notificaremos cuando esté listo.”

4. Prepara el pedido: Sigue tu proceso normal de preparación:

   • Cocina la hamburguesa.
   • Fríe las papas.
   • Saca el refresco del refrigerador.

5. Empaca el pedido: Cuando todo esté listo:

   • Coloca la hamburguesa en su caja.
   • Coloca las papas en su bolsa.
   • Mete todo en una bolsa más grande junto con el refresco.
   • Agrega servilletas, catsup, y un popote.
   • Con un plumón, escribe en la bolsa: “#2056 — Alejandro Rojas”.

6. Marca como Listo: Haz clic en el botón “Listo” (color azul). El pedido cambia a estado “Listo” con fondo verde. En este momento:

   • El sistema genera automáticamente un código único de 6 dígitos para este pedido.
   • Alejandro recibe una notificación en su celular con el mensaje: “¡Tu pedido #2056 está listo! Preséntate en Hamburguesas El Güero con este código: 482917.”
   • Coloca la bolsa en la zona de recogida.

7. Espera al cliente: El pedido ahora aparece en el chip “Listo”. Monitorea este chip periódicamente. Si un pedido lleva más de 30 minutos en “Listo”, considera llamar al cliente.

8. Verifica y entrega: Cuando Alejandro llega a tu negocio:

   • Alejandro dice: “Vengo a recoger un pedido de hamburguesa.”
   • Tú respondes: “Claro, ¿me puede dar su código de 6 dígitos por favor?”
   • Alejandro dice: “482917”.
   • Busca el pedido #2056 en el chip “Listo” (o escribe el código en el buscador).
   • Haz clic en el botón “Entregar” (color verde). Se abre un modal de verificación.
   • Ingresa el código: 482917 en el campo del modal.
   • Haz clic en “Verificar”.
   • El sistema valida el código. Si coincide, muestra: “Código verificado correctamente. Confirma la entrega.”
   • Haz clic en “Confirmar entrega”.
   • El pedido cambia a estado “Recogido” y desaparece de la lista activa.
   • Entrega la bolsa a Alejandro: “Aquí tiene, ¡buen provecho!”

Paso 6: ¿Qué hacer si el código no coincide?

Si ingresas el código y el sistema responde con un error “Código incorrecto”:

1. No entregues el pedido. Mantén la calma y di: “Disculpe, el código no coincide. ¿Podría revisarlo de nuevo en su aplicación por favor?”
2. Pide al cliente que abra la app de Emelit Express en su celular.
3. Indícale que vaya a la sección “Mis Pedidos”.
4. Ahí aparecerá el pedido #2056 con el código correcto.
5. Si el cliente insiste pero el código sigue sin coincidir, no entregues. Di: “Por su seguridad, el sistema requiere el código correcto. ¿Podría verificar que está recogiendo en la sucursal correcta? Puede ser que su pedido esté en otra sucursal.”

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Ejemplo práctico

Escenario: Sábado de alta demanda en una pizzería

Contexto: Eres dueño de “Pizza & Pasta Napoli”, un negocio de comida italiana. Hoy sábado tienes 15 pedidos pickup en curso. Tu zona de recogida está organizada con un estante numerado del 1 al 20.

Pedidos activos ahora mismo:

#	Hora	Cliente	Productos	Total	Estado
301	13:10	Sofía Méndez	Pizza pepperoni familiar + Refresco 2L	$220	Listo (código: 774109)
302	13:15	Diego Flores	Lasagna boloñesa + Ensalada César	$185	Listo (código: 552331)
303	13:18	Valeria Cruz	Espagueti alfredo + Pan de ajo + Agua	$160	En preparación
304	13:22	Mateo Herrera	Pizza hawaiana mediana + Papas	$175	Pendiente
305	13:25	Camila Ruiz	Calzone de pollo + Tiramisú + Refresco	$195	Pendiente

Flujo de trabajo del encargado de pickup (José):

1. 13:10 a 13:18 — José prepara los pedidos #301 y #302. Los marca como Listo. Las pizzas salen del horno, las empaca en cajas, las coloca en el estante en las posiciones 1 y 2 con etiquetas visibles.

2. 13:18 — Llega el pedido #303. José lo acepta de inmediato y comienza la preparación.

3. 13:20 — Sofía Méndez llega al negocio: “Vengo por mi pizza pepperoni.” José pide el código. Sofía dice: “774109”. José ingresa el código, verifica, entrega. El pedido #301 se mueve a “Recogido”. José retira la etiqueta del estante posición 1.

4. 13:22 — Llega el pedido #304. José lo acepta y lo pone en cola de preparación.

5. 13:25 — Llega el pedido #305. José lo acepta.

6. 13:28 — José termina el pedido #303 (espagueti + pan de ajo + agua) y lo marca como Listo. Código generado: 883210. El pedido va al estante posición 3.

7. 13:30 — Diego Flores llega: “Vengo por mi lasagna.” Código: 552331. José verifica y entrega. Pedido #302 completado. Estante posición 2 libre.

8. 13:32 — Llegan dos clientes al mismo tiempo: Valeria Cruz (pedido #303, código 883210) y un nuevo cliente para recoger. José atiende por orden de llegada. Verifica el código de Valeria, entrega. Luego atiende al segundo cliente.

9. 13:35 — José nota que el pedido #301 de Sofía (recogido a las 13:20) ya aparece en las estadísticas de “Recogidos”, que ahora marca 3.

10. 13:45 — José prepara y marca como Listos los pedidos #304 y #305. Códigos generados: 991240 y 667893. Van al estante posiciones 4 y 5.

11. 14:15 — Ya pasaron 30 minutos y Mateo Herrera (#304) no ha llegado. José toma el teléfono y marca al número de Mateo que aparece en el pedido: “Buenas tardes, hablo de Pizza & Pasta Napoli. Su pedido #304 está listo para recoger desde hace 30 minutos.” Mateo responde: “Disculpe, ya voy en camino, llego en 10 minutos.”

12. 14:25 — Mateo llega, da su código 991240, José verifica y entrega.

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Flujo de trabajo recomendado

Organización de la zona de recogida

1. Estante o repisa dedicada: Coloca los pedidos listos en orden numérico por número de pedido.
2. Etiquetas visibles: Cada bolsa debe tener escrito con plumón grande: “#NÚMERO — NOMBRE”.
3. Separación por tiempos: Si el espacio lo permite, separa los pedidos en tres secciones:
   • Recién listos (0-15 min).
   • Esperando (15-30 min) — estos requieren atención, considera llamar al cliente.
   • Larga espera (30+ min) — contacta al cliente de inmediato.

Procedimiento de apertura (antes de abrir el negocio)

1. Enciende la computadora o tableta y abre el panel de Pickup.
2. Revisa si quedaron pedidos “Pendiente” o “En preparación” del día anterior. Si es así, cancélalos con el motivo “Negocio cerrado”.
3. Verifica que el inventario de productos esté actualizado.
4. Prepara la zona de recogida: limpia el estante, ten etiquetas y plumón listos.
5. Revisa que el sonido de notificaciones esté activado y con volumen alto.

Procedimiento de cierre

1. Revisa la sección Pickup: ¿hay pedidos en estado “Listo” sin recoger?
2. Si hay pedidos listos y el cliente no llegó, llámale antes de cerrar. Si no contesta, cancela el pedido con el motivo “Cliente no se presentó”.
3. Verifica que los números en las tarjetas de estadísticas coincidan con tu registro manual (si llevas uno).
4. Toma captura de pantalla de las estadísticas para tu registro de ventas.

Atención en horas pico

1. Una persona dedicada: Si tienes más de 10 pedidos pickup por hora, asigna a alguien exclusivamente a gestionar pickup.
2. Pre-empaca complementos: Ten salsas, cubiertos, servilletas y popotes pre-empacados en paquetes para agregar rápido.
3. Prioriza por antigüedad: Atiende primero los pedidos que llevan más tiempo en “Pendiente”.
4. Comunicación con cocina: Si la cocina tiene retrasos, avisa a los clientes que llamen preguntando. Una llamada de cortesía evita malas reseñas.

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Errores comunes y soluciones

Error 1: “Entregué un pedido sin verificar el código”

Consecuencia: Puede que hayas entregado el pedido a la persona equivocada. El verdadero cliente llegará después y no tendrás su pedido. Solución: Si tienes cámaras de seguridad, revisa la grabación para identificar quién recogió. Contacta al cliente verdadero, ofrece una reposición gratuita o reembolso. A partir de ahora, siempre verifica el código sin excepción.

Error 2: “El cliente olvidó su código de 6 dígitos”

Solución paso a paso:

1. Pregunta al cliente su nombre completo.
2. Busca el pedido en el panel usando el nombre del cliente.
3. Una vez localizado, verifica que el nombre coincida exactamente con el del pedido.
4. Pide al cliente que revise su celular: el código está en las notificaciones de la app Emelit Express.
5. Si el cliente dice que no tiene la app, pídele que revise sus mensajes SMS o WhatsApp — el código también puede haberse enviado por esos medios.
6. Si TODO falla y estás 100% seguro de la identidad del cliente (porque es un cliente habitual que reconoces), puedes proceder con precaución. Pero esta debe ser la excepción, no la regla.

Error 3: “El pedido está listo pero el cliente no viene”

Razones comunes:

• El cliente no vio la notificación.
• El cliente se le olvidó que pidió.
• El cliente calculó mal el tiempo y aún va en camino.
• El cliente tuvo una emergencia.

Plan de acción:

1. 15 minutos después de marcar Listo: No pasa nada, es normal. Espera.
2. 30 minutos después: Llama al cliente. Usa el número que aparece en el detalle del pedido. Sé amable: “Buenas tardes, le hablo de [nombre de tu negocio]. Su pedido #0000 está listo para recoger.”
3. 60 minutos después: Vuelve a llamar. Si no contesta, envía un mensaje de WhatsApp o SMS.
4. Al cierre del negocio: Si nunca llegó, cancela el pedido con motivo “Cliente no se presentó”.

Error 4: “Busqué el pedido por código y no aparece”

Causas:

• El código que el cliente te dio es incorrecto (lo leyó mal).
• El pedido no es de tu negocio (el cliente se equivocó de sucursal o de marca).
• El pedido ya fue recogido por alguien más.
• El pedido fue cancelado.

Qué hacer:

1. Pide al cliente que te muestre la notificación en su celular directamente, en lugar de decírtelo de memoria.
2. Busca también por nombre del cliente y teléfono.
3. Revisa en los chips “Recogido” y “Todos” por si ya fue entregado.
4. Si no aparece en ninguna parte, sugiere al cliente que verifique en su app que el pedido sea realmente de tu negocio.

Error 5: “Acepté un pedido pero no tengo todos los productos”

Solución:

1. No marques como Listo un pedido al que le faltan productos.
2. Contacta al cliente de inmediato. Explícale: “Disculpe, en este momento no tenemos [producto faltante]. ¿Le gustaría cambiarlo por [alternativa similar]? ¿O prefiere cancelar esa parte del pedido?”
3. Si el cliente acepta un cambio, prepara el pedido con la sustitución y entrégalo normalmente.
4. Si el cliente prefiere cancelar, cancela el pedido completo con el motivo “Producto no disponible”.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo configurar un horario específico para recibir pedidos pickup?

Sí. Ve a Configuración > Horarios de servicio. Ahí puedes establecer las horas en que aceptas pedidos pickup. Por ejemplo: Lunes a Sábado de 10:00 AM a 8:00 PM. Fuera de ese horario, los clientes verán tu negocio como “Cerrado” para pickup (aunque sigas abierto para consumo en local).

¿El cliente paga al hacer el pedido o al recoger?

Depende de lo que elijas en tu configuración. Las opciones son:

• Pago en línea (tarjeta/transferencia): El cliente paga al hacer el pedido. Tú ves “Pagado” en el detalle.
• Pago al recoger (efectivo): El cliente paga cuando llega a tu negocio. Tú cobras directamente.

Puedes ofrecer ambas opciones o solo una.

¿Cómo sabe el cliente cuándo su pedido está listo?

El cliente recibe una notificación automática por la app de Emelit Express y/o por SMS en el momento exacto en que tú haces clic en el botón “Listo”. La notificación incluye el código de 6 dígitos y la dirección de tu negocio.

¿Qué pasa si el cliente no recoge su pedido en todo el día?

Al cerrar el negocio, debes cancelar el pedido con el motivo “Cliente no se presentó”. Si el cliente ya pagó en línea, se le reembolsa automáticamente. Los productos preparados se consideran merma.

¿Puedo rechazar un pedido pickup si estoy muy ocupado?

La plataforma no tiene un botón de “Rechazar”. Pero tienes estas opciones:

1. No aceptes el pedido: Si lo dejas en “Pendiente” por mucho tiempo, eventualmente se cancelará automáticamente, pero esto afecta tu tasa de éxito.
2. Cancela con motivo: Acepta el pedido y luego cancélalo, seleccionando un motivo válido como “No disponible” o “Alta demanda”. Es mejor cancelar rápido que dejar al cliente esperando sin respuesta.

¿Puedo tener tiempos de preparación diferentes para pickup?

Sí. En Configuración > Tiempos de preparación puedes establecer tiempos distintos para pickup y domicilio. Por ejemplo: 15 minutos para pickup, 25-35 minutos para domicilio. El cliente verá el tiempo estimado correspondiente según el tipo de servicio que elija.

¿Qué hago si dos pedidos pickup tienen el mismo nombre de cliente?

Los códigos de 6 dígitos son ÚNICOS para cada pedido, incluso si los clientes tienen el mismo nombre. Siempre verifica con el código, no solo con el nombre.

¿El cliente puede autorizar a otra persona a recoger su pedido?

Sí. El cliente puede compartir su código de 6 dígitos con quien él quiera. Quien presente el código correcto puede recoger el pedido. Por eso es vital que el cliente no comparta su código con desconocidos.